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OfficeTalk
Martina Lankes - Podcast-Service | Schreibbüro | Virtuelle Assistenz
88 episodes
1 week ago
Chaos auf dem Desktop, der Download-Ordner quillt über und wichtige Belege sind irgendwo verschwunden? Du hast vielleicht schon eine gute Ordnerstruktur aufgebaut, aber der Alltag und die Menge an physischer Post und E-Mails lassen das Chaos immer wieder Einzug halten. Am Ende suchst du doch wieder nach den Dokumenten, die du konsistent hättest benennen sollen.

In dieser Episode zeige ich dir deshalb meine bewährten täglichen und wöchentlichen 5-Minuten-Routinen. Wir schauen uns an, wie du mit kleinen, aber konsequenten Schritten den Download-Ordner, die E-Mails und die physische Post in den Griff bekommst. Und wie du am Freitag deinen digitalen Zwischenspeicher ("Dokumente – zu bearbeiten") leerst.

Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!


 ▶ Zum passenden Blogartikel kommst du hier: 
https://www.bueroservice-lankes.de/post/5-minuten-routine-digitale-ablage-87

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Chaos auf dem Desktop, der Download-Ordner quillt über und wichtige Belege sind irgendwo verschwunden? Du hast vielleicht schon eine gute Ordnerstruktur aufgebaut, aber der Alltag und die Menge an physischer Post und E-Mails lassen das Chaos immer wieder Einzug halten. Am Ende suchst du doch wieder nach den Dokumenten, die du konsistent hättest benennen sollen.

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Episodes (20/88)
OfficeTalk
#87 | 5-Minuten-Routine für deine digitale Ablage
Chaos auf dem Desktop, der Download-Ordner quillt über und wichtige Belege sind irgendwo verschwunden? Du hast vielleicht schon eine gute Ordnerstruktur aufgebaut, aber der Alltag und die Menge an physischer Post und E-Mails lassen das Chaos immer wieder Einzug halten. Am Ende suchst du doch wieder nach den Dokumenten, die du konsistent hättest benennen sollen.

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2 weeks ago
11 minutes 21 seconds

OfficeTalk
#86 | Wieso du als Selbstständige/r deine Büroarbeiten delegieren solltest
Vor ein paar Jahren habe ich das selbst erlebt. Eine neue Kundin kam und wollte zuerst nur ganz wenig, aber dann immer mehr und mehr. Gleichzeitig erhöhten auch andere Kunden ihre Aufträge. Du kennst das ja bestimmt. Wenn einer kommt, dann kommen alle ... Ende vom Lied: Ich habe einfach nur noch gearbeitet, Kundenarbeit gemacht. Aber für Marketing, Newsletter und die strategische Weiterentwicklung, da blieb schlicht keine Zeit mehr.

In dieser Episode sprechen wir deshalb über etwas, das für viele Selbstständige eine der größten Hürden ist: das Abgeben von Büroarbeiten. Ich zeige dir kurz und knapp, warum es so schwerfällt, etwas von unserem Baby abzugeben, aber warum es auch der größte Hebel für deinen Erfolg ist und wie du gut starten kannst.

Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!


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1 month ago
17 minutes 5 seconds

OfficeTalk
#85 | Korrespondenz, Rechnungen und Verträge: Alles an einem Ort
Du verbringst wertvolle Zeit damit, physische Post und digitale Rechnungen in zwei völlig getrennten Systemen zu suchen? Die Ablenkung und der Stress, die der wachsende Stapel auf deinem Schreibtisch verursacht, rauben dir zunehmend den Fokus für dein Business.

Dabei ist effizientes Arbeiten keine Frage des Glücks, sondern der richtigen Organisation, Struktur und Routinen.

In dieser Episode zeige ich dir, wie du dem Papierberg den Kampf ansagst und alle deine Dokumente (von Verträgen bis zur Post vom Finanzamt) an einem einzigen, sicheren, digitalen Ort sammelst. Denn wenn deine Ablage aufgeräumt ist, hast du den Kopf frei für das, was wirklich zählt: deine Kunden und das Wachstum deines Business.

Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!


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1 month ago
23 minutes 29 seconds

OfficeTalk
#84 | Strukturierte Kundenbeziehungen mit Seele
Du möchtest deinen Kunden das Gefühl geben, dass sie etwas ganz Besonderes sind, aber der stressige Alltag macht dir einen Strich durch die Rechnung? Die spontanen, persönlichen Gesten, die eigentlich den Unterschied machen, geraten im E-Mail-Chaos und unter all den To-Dos schnell in Vergessenheit.

Dabei ist echte Kundenbindung keine Frage der Spontanität, sondern der richtigen Struktur.
In diesem Artikel zeige ich dir, wie du mit intelligenten, digitalen Systemen die Grundlage für authentische Kundenbeziehungen schaffst.  Denn wenn die Prozesse im Hintergrund sitzen, hast du die Kapazität für die wichtigen „Touchpoints“, die deine Kunden wirklich begeistern. 

Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!


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2 months ago
16 minutes 53 seconds

OfficeTalk
#83 | Effizienz mit Herz: Wie digitale Ordnung dein Business menschlicher macht
Herzlichkeit und Effizienz - ein Spagat, der in einem wachsenden Business oft zur Herausforderung wird. Du sehnst dich nach professioneller digitaler Ordnung, möchtest aber gleichzeitig, dass dein Unternehmen persönlich und menschlich bleibt? Du kennst das Gefühl, dass sich Kunden wie eine Nummer fühlen, weil dir die Zeit für das Wesentliche fehlt? Ich kenne diesen Konflikt nur zu gut und habe ihn selbst in meiner Anfangszeit erlebt.

In dieser Episode tauchen wir in das Herzstück der Kundenbeziehung ein: das Onboarding. Ich zeige dir, wie du mit der richtigen digitalen Ordnung nicht nur Effizienz gewinnst, sondern auch den Freiraum schaffst, um deinen Kunden mit einer handgeschriebenen Karte oder einem kleinen Geschenk ein Lächeln ins Gesicht zu zaubern. Entdecke, wie du mit klaren Prozessen die Kapazität für echte Herzlichkeit gewinnst und warum sich dieser Aufwand immer lohnt.

Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!


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2 months ago
20 minutes 34 seconds

OfficeTalk
#82 | Wie du mit einem persönlichen Kunden-Onboarding sofort begeisterst
Du freust dich über jede neue Buchung oder jeden neuen Auftrag – aber dann geht im Alltag wieder einmal alles drunter und drüber und das erste "Willkommen" besteht oft nur aus einer automatisierten E-Mail? Du hast das Gefühl, dass du nicht die Zeit hast, jedem neuen Kunden die persönliche Aufmerksamkeit zu schenken, die er verdient? Ich kenne das nur zu gut. Am Anfang meiner Selbstständigkeit ging es mir genauso.

In dieser Episode zeige ich dir, warum das Kunden-Onboarding so viel mehr ist als eine einfache Willkommensnachricht und wie du mit wenigen, bewussten Schritten aus neuen Kunden echte Fans machst. Wir sprechen über die größten Fehler, die du vermeiden solltest, und wie du selbst mit wenig Zeit einen bleibenden, positiven ersten Eindruck hinterlässt.


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2 months ago
18 minutes 52 seconds

OfficeTalk
#81 | Dein Dashboard für ein aufgeräumtes Business
Fühlst du dich manchmal, als würde dein Kopf platzen – vor lauter To-dos, Projekten und Deadlines? Du springst von einer Aufgabe zur nächsten, suchst verzweifelt nach dem aktuellen Stand oder hast das Gefühl, dass dir wichtige Informationen fehlen? Das Chaos im Kopf ist vorprogrammiert, und der Überblick geht schnell verloren. Das kenne ich aus eigener Erfahrung nur zu gut!

In dieser Episode zeige ich dir, warum ein Business-Dashboard für Selbstständige ein absoluter Gamechanger ist. Ich erkläre dir, wie du ein Kanban-Tool wie MeisterTask oder Trello als dein persönliches Cockpit nutzt, um alle wichtigen Zahlen und Aufgaben zu visualisieren. Damit gewinnst du endlich Klarheit, Fokus und die Kontrolle über dein Business zurück.


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3 months ago
22 minutes 53 seconds

OfficeTalk
#80 | Der Blick von oben: Wie du mit einer Prozesslandkarte Zeit sparst
Du kennst das bestimmt: Kundenanfragen bearbeiten, Rechnungen schreiben, Projekte starten. Diese Abläufe sind das Rückgrat deines Business, aber oft fühlen sie sich zermürbend und zeitraubend an. Du hast das Gefühl, du wiederholst dich ständig, suchst nach Informationen oder machst immer wieder die gleichen kleinen Fehler. Der Tag ist voll, aber so richtig vorankommen tust du nicht, weil du im "Machen" stecken bleibst, ohne den Überblick zu haben.

In dieser Episode zeige ich dir, warum ein "Blick von oben" so wertvoll ist, wie du selbst eine einfache Prozesslandkarte für dein Business erstellst und wie du dadurch nicht nur Effizienz gewinnst, sondern auch mehr Freiraum für das wirklich Wichtige schaffst.


Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!


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3 months ago
20 minutes 17 seconds

OfficeTalk
#79 | "Nein" ist ein ganzer Satz: Grenzen setzen für Selbstständige
Als Selbstständige im Homeoffice lieben wir Freiheit und Flexibilität. Doch viel zu oft verschwimmen dabei die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben - vor allem, wenn du vielleicht noch (kleine) Kinder hast. Das Ergebnis? Überforderung, ein ständig voller Schreibtisch und das erdrückende Gefühl, nie wirklich fertig zu sein. Deshalb ist es nun Zeit, "nein" zu sagen und Grenzen zu setzen. Für dich, dein Unternehmen und dein Wohlbefinden!

Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!


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4 months ago
23 minutes 21 seconds

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#78 | Urlaub als Selbstständige/r? Ja, das geht!
Der Gedanke an einen wirklich entspannten Urlaub, ganz ohne die ständig wachsende To-Do-Liste im Kopf, scheint für viele Selbstständige oft wie ein unerreichbarer Luxus. Kann ich mein Unternehmen wirklich für ein paar Tage loslassen? Bleibt alles liegen, wenn ich nicht permanent erreichbar bin? Das Gefühl, nie wirklich abschalten zu können, zählt zu den größten Belastungen in der Selbstständigkeit.

Doch ich kann dich beruhigen: Ein echter, erholsamer Urlaub ist auch für Selbstständige absolut machbar! In dieser Episode zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du deinen wohlverdienten Urlaub nicht nur planbar machst, sondern ihn auch unbeschwert genießen kannst.

Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!


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4 months ago
29 minutes 59 seconds

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#77 | E-Mail-Flut im Griff: Endlich Klarheit im Posteingang
E-Mails, Chatmitteilungen, spontane Anrufe – von überall kommen neue Nachrichten und Anfragen. Ohne ein funktionierendes System verlierst du schnell den Überblick und wichtige Informationen gehen in der Flut unter. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven und kann dein Business ausbremsen.

Dabei ist eines klar: Effizientes E-Mail-Management entsteht nicht durch Zufall – es braucht Struktur und System.

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5 months ago
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#76 | Aufgabenmanagement "auf Zuruf"? Dein Weg zum strukturierten System
Aufgabenmanagement "auf Zuruf" ist für viele zum Standard geworden. E-Mails, Chatmitteilungen, spontane Anrufe – von überall kommen neue Aufträge und Anfragen. Ohne ein funktionierendes System werden wichtige Aufgaben übersehen, Fristen verpasst und Prioritäten ständig durcheinandergebracht.

Dabei ist eines klar: Effizientes Aufgabenmanagement entsteht nicht durch Zufall – es braucht Struktur und System.

Und wie das geht, das schauen wir uns heute einmal an.

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5 months ago
26 minutes 29 seconds

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#75 | Von Papierbergen zur digitalen Ordnung: Der sanfte Einstieg in die digitale Büroorganisation für überlastete Selbstständige
Viele Selbstständige und kleine Unternehmen verlieren wahnsinnig viel Zeit durch das Suchen von Dokumenten, aber auch ineffiziente Aufgabenverwaltung. Dabei kann eine digitale Büroorganisation helfen. In dieser Podcast-Episode nehme ich dich deshalb mit und zeige dir Schritt für Schritt, wie du mit der Umstellung beginnen kannst.

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6 months ago
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OfficeTalk
#74 | Alarmstufe Rot im Büro: So schaffst du schnell wieder Struktur
In dieser Episode dreht sich alles darum, wie du akute Büro-Notfälle bewältigst und langfristig für mehr Struktur in deinem Arbeitsalltag sorgst. Wir sprechen darüber, wie du das Chaos auf deinem Schreibtisch zähmst, den Überblick über deine Aufgaben behältst und so Stress reduzierst. Denn eine gute Büroorganisation ist kein Luxus, sondern die Basis für ein erfolgreiches und entspanntes Business. 

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OfficeTalk
#73 | Gemeinsam zur besseren Büroorganisation für Selbstständige
In dieser Episode von OfficeTalk dreht sich alles darum, wie du als Selbstständige/r deinen Büroalltag besser organisieren und so Stress reduzieren kannst - und zwar, indem du dir Unterstützung holst. Wir sprechen darüber, wie die richtigen Strukturen dir helfen, den Überblick zu behalten und dich auf dein eigentliches Business zu konzentrieren.

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7 months ago
16 minutes 39 seconds

OfficeTalk
#72 | Alles zu viel? Mit Getting Things Done (GTD) zu einem entspannteren Arbeitsalltag
In dieser Episode möchte ich mit dir einmal darüber sprechen, wie du mit Getting Things Done deinen Arbeitsalltag organisieren und somit stressfreier und gestalten kannst.

Und nun: Viel Spaß beim Zuhören und Umsetzen.

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7 months ago
19 minutes

OfficeTalk
#71 | SeaTable, MeisterTask und Make: Das DreamTeam für meinen Büroalltag
In dieser Folge nehme ich dich mit hinter die Kulissen und zeige dir, wie ich als virtuelle Office Managerin mit SeaTable, MeisterTask und Make für mich und mein Unternehmen nutze.

Ich jongliere täglich mit Kundenanfragen, Projekten, Content und Buchhaltung – und das alles digital und strukturiert.

Du erfährst, wie dieses Dreamteam an Tools auch deine Büroorganisation optimieren und dir mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben schenken kann. 

Und nun: Viel Spaß beim Zuhören und Umsetzen.

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8 months ago
13 minutes 42 seconds

OfficeTalk
#70 | Chaos im Büro? Nicht mit mir! Meine Geheimwaffe heißt MeisterTask!
In dieser Folge dreht sich alles um mein Lieblings-Tool, MeisterTask. Ein Tool, das auch deinen Büroalltag verändern kann.

Ich verrate dir, wie du mit intelligenten Workflows und cleveren Automatisierungen deine Produktivität erhöhen, Fehlerquellen minimieren kannst, um wieder Zeit für die Dinge zu haben, die dir wirklich am Herzen liegen. Einblick, wofür ich das Tool nutze und wie du damit beginnen kannst, deine Büroorganisatin zu optimieren und zu strukturieren.

Selbstverständlich kannst du diese Tipps auch auf jedes andere Toll "ummünzen".

Und nun: Viel Spaß beim Zuhören und Umsetzen.

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8 months ago
21 minutes 2 seconds

OfficeTalk
#69 | Ordnung, Struktur und Sauberkeit mit der 5S-Methode
In dieser Folge von Office-Talk geht es um die 5S-Methode – ein japanisches Ordnungssystem, mit dem du sowohl deinen Schreibtisch als auch deinen digitalen Arbeitsplatz in den Griff bekommen kannst.

Ich erkläre dir Schritt für Schritt, wie du die 5S-Methode anwendest und welche Vorteile sie dir bringt. Du erfährst, wie du mit Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke für mehr Ordnung und Sauberkeit sorgst und so Zeit, Nerven und letztendlich auch Geld sparst. 

Außerdem gebe ich dir praktische Tipps, wie du die 5S-Methode in deinen Arbeitsalltag integrieren kannst, um deine Effizienz zu steigern und deine Work-Life-Balance zu verbessern. 

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OfficeTalk
#68 | Schluss mit dem Zettelchaos: So digitalisierst Du Deine Ablage in 5 Schritten
Kennst Du das? Du suchst dringend eine Rechnung, aber der Papierstapel auf Deinem Schreibtisch türmt sich bedrohlich auf? Schluss mit der Zettelwirtschaft! 

In diesem Podcast erfährst Du, wie du deine Ablage in 5 einfachen Schritten digitalisierst und dem Papierchaos ein Ende setzt.

Ich zeige dir, wie Du:
  • Bestandsaufnahme machst: Was darf bleiben, was kann gehen?
  • Die richtige Ausstattung findest: Scanner und Software
  • Eine digitale Ordnerstruktur erstellst: Ordnung ist das halbe Leben
  • Dokumente digitalisierst und ablegst: Ran an den Scanner!
  • Die Cloud als zentralen Speicherort nutzt: Ortsunabhängig und sicher
Und nun: Viel Spaß beim Zuhören und Umsetzen.

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9 months ago
14 minutes 12 seconds

OfficeTalk
Chaos auf dem Desktop, der Download-Ordner quillt über und wichtige Belege sind irgendwo verschwunden? Du hast vielleicht schon eine gute Ordnerstruktur aufgebaut, aber der Alltag und die Menge an physischer Post und E-Mails lassen das Chaos immer wieder Einzug halten. Am Ende suchst du doch wieder nach den Dokumenten, die du konsistent hättest benennen sollen.

In dieser Episode zeige ich dir deshalb meine bewährten täglichen und wöchentlichen 5-Minuten-Routinen. Wir schauen uns an, wie du mit kleinen, aber konsequenten Schritten den Download-Ordner, die E-Mails und die physische Post in den Griff bekommst. Und wie du am Freitag deinen digitalen Zwischenspeicher ("Dokumente – zu bearbeiten") leerst.

Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!


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https://www.bueroservice-lankes.de/post/5-minuten-routine-digitale-ablage-87

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