En la gestión de proyectos, los hitos son momentos decisivos que actúan como una brújula o faro, guiando el avance hacia los objetivos del proyecto. A diferencia de las tareas cotidianas, que detallan actividades a realizar, los hitos representan "mini objetivos" o puntos de control clave que marcan la finalización de un bloque significativo de trabajo o un cambio de fase. Son esenciales porque validan el progreso, permitiendo saber si el proyecto avanza según lo previsto y son la "sustancia" que los clientes y superiores esperan en los informes de avance, no solo una lista de tareas completadas. Un ejemplo práctico es planificar un viaje con hitos como "Frontera con Francia" o "Paso por Narbona", que actúan como CheckPoints para asegurar que se avanza en la dirección correcta.
Dentro de herramientas como ClickUp, los hitos se distinguen visualmente de las tareas normales por un rombo en lugar de un círculo. Mientras que las tareas detallan acciones operativas con responsables y fechas, los hitos se centran en un resultado y no incluyen subtareas ni estimación de horas. Convertir una tarea en hito en ClickUp es un proceso sencillo que puede hacerse de diversas maneras, ya sea desde la vista de lista, dentro de la tarea, o mediante acciones por lote. Al identificar y usar hitos, no solo mantendrás a tu equipo enfocado, sino que también proporcionarás un mapa claro de avances tangibles a tus clientes, transformando una simple lista de tareas en una hoja de ruta estratégica para el éxito del proyecto.
En este episodio vemos que son los hitos en ClickUp y como convertir tareas en hitos.
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Disclaimer: Las voces y los diálogos han sido creados artificialmente con ayuda de la inteligencia Artificial.
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El objetivo de estos episodios son que puedas disfrutar en formato audio los artículos escritos de mi blog.
En este episodio, se explica como exportar datos de ClickUp a Excel o CSV.
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En este episodio te explico cómo importar hojas de cálculo —ya sea en formato Excel, CSV o TXT— directamente a ClickUp de forma sencilla y eficiente. Verás paso a paso cómo transformar esos datos que antes vivían en tablas aisladas en tareas listas para gestionar, organizadas en listas, con fechas, responsables y campos personalizados.
Hablamos también de buenas prácticas antes de la importación, como preparar correctamente los encabezados, eliminar columnas innecesarias y decidir qué campos necesitas mapear dentro de ClickUp. Este proceso no solo te ahorra tiempo, sino que te permite migrar información clave desde otros sistemas y empezar a trabajar con una estructura clara y profesional desde el primer minuto.
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¿Tu equipo sigue haciendo malabares con hojas de cálculo, correos infinitos y mil apps distintas?Tal vez ya sea hora de que ClickUp se convierta en el sistema nervioso central de tu organización. 🧠⚡️
Soy Josep Maria Martínez —dime «J», «Josep» o «Yusep», como prefieras—, Partner oficial y Consultor + Implementador de ClickUp para España y toda Latinoamérica. Hablo tu idioma 🇪🇸, entiendo tus procesos y, lo más importante, llevo miles de horas de vuelo y más de 100 proyectos a mis espaldas, desde pymes de Barcelona hasta grandes empresas en Ciudad de México, Argentina o Chile.¿Qué obtienes al trabajar conmigo?Implementación a medida: Disecciono tus flujos, mapeo tus dolores y configuro ClickUp para que encaje como un guante.Consultoría continua: paquetes de horas para pulir detalles, escalar funciones o responder la clásica “¿dónde clico ahora?”.Formación en vivo: Talleres prácticos para que tu equipo domine la plataforma y no dependa de mí (aunque siempre estaré a un mensaje de distancia).Visión de productividad: Combino ClickUp con Kanban, Scrum y buenas prácticas de gestión para que la herramienta sume, no estorbe.Clientes alrededor del mundo en Chile, Argentina, México, Puerto Rico, Venezuela, República dominicana, USA, España y hasta Estonia ya han pasado del caos improvisado a la ejecución consistente. ¿El resultado? Proyectos entregados a tiempo, reuniones más cortas y equipos que por fin pueden desconectar los fines de semana.¿Te animas a dar el salto?Reserva una videollamada gratuita de 30 minutos conmigo y cuéntame qué te duele.
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Gestionar las vacaciones del equipo de forma eficiente es clave para mantener la productividad y evitar interrupciones en los proyectos.
ClickUp facilita este proceso permitiendo crear una lista específica para las vacaciones, donde cada solicitud se convierte en una tarea con el nombre del miembro del equipo y las fechas correspondientes.
Utilizando la vista de Cronograma, es posible visualizar de manera clara las ausencias programadas, lo que ayuda a identificar solapamientos y periodos críticos.
Además, se pueden asignar responsables y establecer estados personalizados como "Solicitado", "Aprobado" o "Rechazado" para llevar un seguimiento del proceso, así como configurar notificaciones automáticas para recordar revisiones y comunicar ausencias aprobadas.
Implementar este sistema en ClickUp centraliza la información sobre las vacaciones, mejora la comunicación y la coordinación interna, y permite que todos los miembros del equipo estén informados y puedan planificar en consecuencia.
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Unificar herramientas puede transformar la productividad de un equipo al eliminar la fragmentación de información y el tiempo perdido al cambiar entre aplicaciones.
La historia de Antonio ilustra cómo las herramientas desconectadas dificultan la colaboración y la toma de decisiones, mientras que la implementación de una plataforma todo en uno como ClickUp permite centralizar proyectos, comunicación y documentos.
Este cambio no solo mejora la eficiencia y la creatividad del equipo, sino que también fomenta una gestión más ágil y efectiva.
La tecnología es solo un medio; el verdadero cambio radica en la capacidad de analizar y conectar los puntos para optimizar procesos. Si estás buscando transformar la forma de trabajar de tu equipo, considera explorar soluciones integrales como ClickUp.
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Introducción:
Hoy celebramos un hito en la historia de ClickUp con el lanzamiento de Brain MAX, presentado por el equipo de Zeb Evans. En este episodio, exploraremos cómo esta herramienta lleva la inteligencia artificial al siguiente nivel, conectándose con tus aplicaciones diarias y transformando tu productividad.
Puntos clave del episodio:
¿Qué es Brain MAX?
Un potente HUB de inteligencia artificial diseñado para entender tu trabajo y tu día a día.
Conexiones inteligentes:
Acceso a documentos en Google Drive, Dropbox, OneDrive, Sharepoint o Box.
Gestión de citas en Google Calendar y Outlook Calendar.
Integración con Notion para consultar cualquier información.
Extracción de datos de Slack y Teams.
IA todo en uno:
Con una sola suscripción, tendrás acceso a tecnologías avanzadas como Brain m1, GPT-4.1, GPT-o1, GPT-o3, Claude Sonnet 4, Claude Opus 4, Gemini 2.5 Pro y Gemini 2.5 Flash.
Funciones destacadas:
Conversión de ideas habladas en tareas, emails, mensajes y contenido sin necesidad de escribir.
Creación de imágenes, informes StandUP, programación de reuniones, actualizaciones de proyectos y más.
Innovación en ClickUp:
Brain MAX ha sido desarrollado por un pequeño equipo en el laboratorio de innovación y productividad de ClickUp.
Cierre:
Descubre más sobre Brain MAX y cómo puede transformar tu productividad. Descarga la app para Windows o Mac desde https://clickup.com/brain/max.
Información adicional:
Más contenido en mi sitio web: www.josemariamartinez.info
Disclaimer:
Las voces y los diálogos de este episodio han sido creados artificialmente con ayuda de la inteligencia artificial. Disculpa las entonaciones y/o posibles errores en el habla. El objetivo de estos episodios es que puedas disfrutar en formato audio los artículos escritos de mi blog.
La productividad real no se alcanza únicamente con una buena herramienta de gestión ni con un sistema de comunicación impecable. El auténtico salto de calidad llega cuando ambos mundos convergen. La integración nativa entre ClickUp y Microsoft Teams alinea flujos de trabajo, conversaciones y seguimiento de tareas en un único espacio, eliminando fricciones y manteniendo al equipo sincronizado.
¿Qué hace posible esta integración?
Desde Teams puedes recibir todas las notificaciones de ClickUp, consultar el estado y los detalles de cualquier tarea sin abandonar el chat, crear nuevas tareas al instante y, además, incrustar mensajes relevantes dentro de las descripciones en ClickUp para conservar el contexto de cada decisión.
¿Por qué te interesará?
Con un solo vistazo reduces los saltos entre aplicaciones, conviertes ideas o acuerdos en acciones trazables y ofreces visibilidad del progreso en tiempo real, todo ello sin necesidad de captar pantallas ni perseguir actualizaciones manuales.
Más información
Explora guías paso a paso y casos de uso en www.josemariamartinez.info
Disclaimer
Las voces y los diálogos de este episodio han sido generados con ayuda de inteligencia artificial. Disculpa cualquier entonación inusual o pequeño error: el objetivo es que puedas disfrutar en formato audio de los artículos publicados en mi blog.
En este episodio hablamos de una de las funciones más potentes —y a menudo infravaloradas— de ClickUp: las Metas (Goals).
Porque sí, tener muchas tareas no significa estar avanzando. Y ClickUp lo sabe. Por eso te permite crear metas claras, medibles y alineadas con tus objetivos de equipo o empresa, bajo la lógica de los OKR (Objectives & Key Results).
🔎 ¿Qué descubrirás en este episodio?
Qué son las Metas en ClickUp y cómo funcionan
Cómo diferenciar entre productividad real y simple acumulación de tareas
Cómo usar esta función para alinear a tu equipo, definir prioridades y medir resultados
Qué tipos de metas puedes configurar (por número, tareas, moneda, booleanos...)
Cómo vincular las metas a tareas existentes
Casos reales de uso y beneficios concretos
🚀 Si trabajas en un entorno donde el “hacer por hacer” se ha convertido en norma, este episodio te dará las claves para volver a poner rumbo y foco en lo que realmente importa.
Mas info en mi sitio web www.josemariamartinez.info
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El episodio de hoy: Eliminando distracciones y optimizando el entorno de trabajo, se ofrecen consejos para mejorar la productividad al minimizar las distracciones en el entorno laboral. Se destacan las diferentes fuentes de distracción, incluyendo las interrupciones externas, las redes sociales, la procrastinación y factores internos como el estrés o la falta de atención plena. El episodio propone estrategias para minimizar estas distracciones, como establecer límites de tiempo, desactivar notificaciones y organizar el espacio de trabajo físico y digital. Mas info en mi sitio web www.josemariamartinez.info
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En este episodio de Cápsulas de Productividad, hablamos sobre dos pilares esenciales para la gestión efectiva del tiempo: la automatización y la delegación de tareas.
Estas estrategias no solo ayudan a optimizar el trabajo, sino que también permiten concentrarse en actividades de mayor valor.
La automatización consiste en utilizar herramientas tecnológicas para realizar tareas repetitivas de forma automática, ahorrando tiempo y esfuerzo.
Algunas herramientas populares incluyen Zapier, IFTTT, asistentes virtuales como Siri o Alexa, y software de gestión de proyectos con funciones automatizadas.
Por otro lado, la delegación implica asignar tareas a otras personas, aprovechando sus habilidades para lograr resultados de manera más eficiente.
Aprender a delegar de manera efectiva es fundamental para liberar tiempo y fomentar un entorno colaborativo.
Además, exploramos cómo identificar tareas adecuadas para la automatización, así como consejos prácticos para delegar responsabilidades en el equipo de manera efectiva.
Si deseas implementar herramientas de productividad como ClickUp, Asana o Monday.com, recuerda que puedes contar con la ayuda de nuestro experto, José Maria Martínez, consultor en herramientas digitales.
Encuentra más información en su sitio web: josemariamartinez.info.
Gracias por escuchar y mejorar tu productividad con nosotros.
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Bienvenidos a otro episodio de Cápsulas de productividad.
Hoy vamos a hablar de una función poco conocida pero muy útil de ClickUp: la posibilidad de asignar varias personas a una misma tarea.
Esto te permite distribuir la carga de trabajo de tareas grandes entre varias personas y aprovechar los beneficios de la colaboración.
¿Por qué querríamos hacer esto? Pues hay varias razones. Primero, facilita compartir conocimientos y aprovechar las fortalezas de cada miembro del equipo, fomentando un entorno de aprendizaje.
Además, ayuda a distribuir responsabilidades, lo cual evita que una tarea grande se vuelva abrumadora para una sola persona. Y si alguien se ausenta, el equipo puede seguir trabajando sin interrupciones.
Otra ventaja clave es que mejora la comunicación.
Los comentarios dentro de las tareas permiten registrar toda la conversación, evitando la pérdida de información entre emails, chats o aplicaciones de mensajería. Y al final, cuantas más personas colaboran, mayor es la posibilidad de detectar y corregir errores antes de que se conviertan en problemas.
Para activar esta función, solo tienes que habilitar el ClickApp “Varias personas asignadas” en la configuración de ClickUp.
Es sencillo, y una vez activo, te permitirá asignar tareas a varias personas con solo un par de clics.
¡Eso es todo por hoy! Si necesitas ayuda para implementar ClickUp en tu equipo, contáctame a través de mi formulario. ¡Hasta la próxima cápsula de productividad!
Mas info en mi sitio web: www.josepmariamartinez.info
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En este podcast te mostraré por qué Excel no es la mejor opción para gestionar proyectos y cómo herramientas dedicadas como ClickUp, Asana o Monday pueden transformar la forma en que organizas tareas y colaboras con tu equipo.
Aunque Excel es una herramienta poderosa para cálculos y datos, no está diseñada para manejar la complejidad y colaboración de proyectos modernos.
Exploraremos cómo las herramientas específicas de gestión de proyectos facilitan la creación de dependencias, automatizaciones, paneles de control y la comunicación en tiempo real.
Además, hablaremos sobre metodologías ágiles y cómo estas plataformas integran Kanban, Sprints y seguimiento del tiempo para hacer más eficiente el trabajo en equipo y evitar errores. ¡Únete y descubre cómo mejorar la productividad de tus proyectos! Mas info en mi sitio web www.josepmariamartinez.info
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En este episodio de Cápsulas de Productividad desde www.josepmariamartinez.info, exploramos cómo la gestión del tiempo puede optimizar tu día a día. Hablamos de prácticas como definir metas claras, planificar tareas y priorizarlas con técnicas como el método Pomodoro y la Matriz de Eisenhower. También abordamos cómo establecer límites y evitar la procrastinación, identificando y minimizando distracciones para enfocar tu energía en lo que realmente importa. ¡Descubre cómo estas herramientas te ayudan a alcanzar tus objetivos y mejorar tu equilibrio entre vida y trabajo! Mas info en mi sitio web www.josepmariamartinez.info
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Disclaimer: Este episodio ha sido creado con inteligencia artificial. Las voces y los diálogos han sido creados artificialmente con ayuda de la IA.
En este episodio, presentado por mis asistentes de IA , te contaré cómo la planificación semanal de menús puede optimizar tu tiempo y reducir desperdicios con la ayuda de la inteligencia artificial.
Descubre cómo herramientas como ClickUp Brain te permiten gestionar tus compras de manera eficiente, ajustando cantidades, preferencias y restricciones dietéticas.
Te compartiré mi experiencia y cómo he ahorrado tiempo y dinero, gracias a la automatización del proceso y la elaboración de listas de compras precisas. ¿Te animas a probarlo? Disfruta de esta animada charla.
Mas info en mi sitio web www.josepmariamartinez.info
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Según Wikipedia, Transformación digital es el cambio asociado con la aplicación de tecnología digital en todos los aspectos de la sociedad humana.
En los entornos empresariales, la transformación digital, consiste en utilizar la tecnología para mejorar exponencialmente el desempeño, la productividad y el alcance de las empresas.
La transformación digital, ha sido en parte una evolución natural del desarrollo tecnológico en el que nos vemos inmersos desde hace décadas. La principal impulsora de la transformación digital, es la misma sociedad, ya que todos estamos hiperconectados permanentemente, con acceso a internet prácticamente ilimitado. Las personas obtenemos experiencias digitales simples e integradas a través de diferentes canales, Ordenadores, Tabletas, Smartphones, Ropa inteligente, Internet
¿Dónde quedan los límites del trabajo?
Hoy en día tenemos acceso a más información que nunca antes en la historia de la humanidad.
Tenemos cientos de reclamos llamando nuestra atención. Videos, blogs, redes sociales, cursos, libros, podcast... la lista es prácticamente interminable, y parece que si no atendemos todo lo que llama nuestra atención, se nos escapan cosas.
En este episodio, repasamos los orígenes del trabajo, desde el paleolítico hasta la cuarta revolución industrial.
Puedes encontrarme en:
www.capsulasdeproductividad.com
en Twitter como @jmproductivo y @productivepills y por supuesto en mi perfil de Linkedin si me buscas por Josep Maria Martínez
Estamos inmersos en la cuarta revolución industrial, y la pandemia del COVID-19 está acelerando esta revolución a pasos agigantados.
Los trabajos tal y como los conocemos van a cambiar en un futuro muy próximo, de hecho, ya lo están haciendo, y muchos de los trabajos que conoces hoy en día, desaparecerán dentro de pocos años.
Además, gracias a los avances tecnológicos que estamos viviendo hoy en día, y a la velocidad con la que estos se suceden, no sabemos a ciencia cierta que aptitudes profesionales se van a necesitar dentro de 10, 20 o 30 años para poder seguir estando en el mercado profesional sin perder fuelle.
Se dice que hay que formarse en nuevas tecnologías, ... Bigdata, Blockchain, I.A., Robótica, pero la verdad es que si no sabemos qué tecnología o tecnologías predominarán dentro de 5, 10, 15 o 20 años, imagínate dentro de 30 o 40 años.
Se estima que el 70% de las profesiones desaparecerá y que el 20% de los empleos actuales serán sustituidos por la inteligencia artificial o la robótica.
Si las máquinas van a empezar a hacer nuestro trabajo, y gracias a los avances en ciencia y medicina nuestra esperanza de vida aumentará hasta límites insospechados hoy día, ¿que se supone que vas a hacer cuando tu puesto de trabajo peligre por culpa de la I.A.?
La clave es formarte. Estar en constante evolución y reinventarte todos los días para que de esta forma puedas adquirir los conocimientos y habilidades necesarios para seguir a flote en esta nueva etapa profesional que se aproxima.
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Las reuniones han estado siempre a la orden del día en las organizaciones de todo el mundo, pero las reuniones no son ¡gratis!, las reuniones tienen un coste importante para las organizaciones, si no se gestionan como es debido.
Muchas organizaciones alrededor del mundo, sufren un mal común, la reunionitis aguda o reunionitis crónica. Por cualquier cosa se reúnen, sin agenda, sin orden ni concierto, sin objetivos claros y concisos, y lo que es peor, sin una lista de tareas para cada participante una vez concluida la misma.
En este episodio veremos en formato historia, algunos tips para que puedas orquestar reuniones super productivas.
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El 95% de las personas que pierden peso haciendo una dieta, lo recuperan, y un pequeño porcentaje gana más peso del que originalmente perdió.
Uno de cada siete pacientes hace cambios duraderos después de sufrir un infarto, cambios relacionados con la alimentación o el ejercicio físico.
El 25% de las personas abandonan sus propósitos de año nuevo después de la primera semana, el 60% lo hace transcurridos seis meses.
Nuestras vidas están llenas de buenas intenciones, intenciones de cambio.
Cuando pensamos en aplicar cambios a nuestras vidas, pensamos que esos cambios que queremos aplicar van a ser cambios duraderos, para siempre, de por vida.
En este episodio veremos 5 tips para que los cambios que realicemos, sean cambios duraderos de verdad.
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