Barkasse im Jahr 2025? Ernsthaft?!
Noch immer hat laut einer Candis Umfrage jedes zweite Unternehmen eine Barkasse im Einsatz – inklusive Chaos, Zettelwirtschaft und Thermobelegen.
Dabei ist klar: Für moderne Finanzteams ist die Barkasse ein Anachronismus mit Ansage.
Luisa und Linnar sprechen in dieser Folge darüber, warum die Barkasse längst ausgedient hat, welche Risiken sie mit sich bringt und welche digitalen Alternativen es heute gibt – von digitalem Kassenbuch über Auslagen-Erstattung bis hin zu virtuellen Firmenkreditkarten.
In Folge 19 des Summen + Salden Podcasts erfährst du:
warum die Barkasse mehr schadet als nützt
welche Unternehmen die Kassenmeldepflicht betrifft
wie ihr euer Kassenbuch digital & finanzamtskonform führt
Entdecke unseren kostenlosen Eigenbeleg-Generator und unser kostenloses Tool zur Auslagenerstattung.
Schau dir Luisas Video zur Kassenmeldung in DATEV an.
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Viele Unternehmen investieren viel Zeit und Geld in ihre Rechnungsfreigaben – doch für echte Kostenkontrolle ist es da längst zu spät. Wer wissen will, wohin das Geld fließt, muss früher ansetzen: bei der Bestellung.
In dieser Folge sprechen Linnar und Luisa darüber, warum die Bestellfreigabe der eigentliche Startpunkt für Kontrolle, Transparenz und Effizienz ist. Zwischen „Wildem Westen“, wo jeder irgendwas bestellt und Überregulierung mit sechs Freigabestufen und null Tempo liegt der smarte Ansatz:
Verantwortung in den Fachbereichen lassen, Bestellanfrage & Rechnung im selben System verknüpfen und Kommunikation im Kontext dokumentieren – statt in Excel-Gymnastik zu versinken.
💡 In Folge 18 des Summen + Salden Podcasts erfahrt ihr:
wie Teams mit 0 Tagen Durchlaufzeit vom Bestell-OK zur Zahlung kommen
warum doppelte Freigaben Quatsch sind
wieso „Kosten senken durch Hürden“ zum Bumerang wird – für Produktivität, Motivation und Compliance
wann ein Bestellprozess wirklich Sinn ergibt (Stichwort OPEX-Anteil, Teamgröße, Kultur)
wie Candis Kund:innen das Thema heute pragmatisch und lean lösen
Entdecke die Bestellanforderungen mit Candis
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Viele Finanzteams stecken im Hamsterrad: Fristen, Freigaben, Dauerstress. In dieser Folge sprechen Luisa & Christian, Gründer und Geschäftsführer von Candis, über Lean Finance – und wie man Prozesse entschlackt, ohne Kontrolle zu verlieren:
✅ Prüfungsrisiken realistisch einschätzen
✅ Verschwendung gezielt vermeiden
✅ Entscheidungen mit Echtzeit-Zahlen treffen
Und: Warum es oft zu spät ist, eine Rechnung erst bei der Prüfung zu hinterfragen und was das mit Käsebrötchen zu tun hat.
Hier findest du alles zum Thema Lean Finance
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Bis zu 10× schneller arbeiten die effizientesten Finanzteams. Doch was unterscheidet Top-Finanzteams von allen anderen? Genau das haben wir im aktuellen Candis Benchmark-Report untersucht und in dieser Folge vom Summen + Salden Podcast nehmen Luisa und Linnar die wichtigsten Ergebnisse der Studie unter die Lupe.
Basierend auf echten Daten von über 1100 Unternehmen analysieren sie, wie effizient moderne Buchhaltung sein kann und was Teams konkret anders machen, wenn sie schneller, strukturierter und digitaler arbeiten.
Highlights der Folge:
Wie hoch ist der Anteil an Papierrechnungen – selbst nach Einführung der E-Rechnungspflicht?
Warum ist die Durchlaufzeit einer Papierrechnung mehr als doppelt so hoch wie bei einer E-Rechnung?
Woran erkenne ich, ob mein Team im Vergleich eher top oder eher Durchschnitt ist?
Wie viele Rechnungen schafft eine gut organisierte Vollzeitkraft im Monat – und was ist realistisch?
Welche Hebel helfen, Monatsabschlüsse pünktlich und effizient zu erledigen?
Wie schnell liefern Mitarbeiter:innen ihre Kreditkartenbelege wirklich ab – und warum die besten Teams das in 2,5 Tagen schaffen?
Am Ende der Folge teilen Lena und Luisa vier konkrete Erfolgsfaktoren, die die besten 10 % der Unternehmen konsequent umsetzen – unabhängig von Branche, Unternehmensgröße oder Buchhaltungssoftware.
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Spesen, Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale, Kreditkarten und verlorene Hotelrechnungen – das Thema Reisekostenabrechnung ist komplex, fehleranfällig und oft komplett unterschätzt.
In dieser Folge sprechen Luisa und Linnar darüber:
Warum das Finanzamt bei Auslagen ganz genau hinschaut
Wieso Excel-Vorlagen oft mehr schaden als helfen
Ob Auslagen per Lohn oder kreditorisch abgerechnet werden sollten
Was eine gute App leisten muss (Thermobelege, Pflichtfelder & Co)
Warum Candis Reisekosten direkt im Rechnungseingang integriert hat
Und: Die größten Mythen – entlarvt!
💡 Für alle, die ihre Spesen endlich digital und prüfungssicher in den Griff bekommen wollen.
Entdecke unser Reisekosten-Tool!
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Die E-Rechnungspflicht ist da – aber was passiert wirklich in den Unternehmen? In dieser Folge stellen Luisa und Linnar den neuen E-Rechnungsreport von Candis vor und diskutieren:
Wie sich der Anteil strukturierter Rechnungen entwickelt hat (Spoiler: nur 10 %)
Warum noch immer doppelt so viele Papierrechnungen wie E-Rechnungen im Umlauf sind
Welche Top-3-Fehler E-Rechnungen unbrauchbar machen – und was das für eure Vorsteuer bedeutet
Warum viele Tools Rechnungen empfangen, aber nicht valide prüfen können
Was erfolgreiche Unternehmen wie Ökoloco besser machen
Und: Warum jetzt der perfekte Zeitpunkt ist, Lieferanten sukzessive umzustellen
Plus: Ein Blick ins Ausland – und warum Italien beim Thema E-Rechnung weit voraus ist.
Ein Muss für alle, die sich wirklich vorbereiten wollen – ohne Panik kurz vor Fristende.
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Wie viel Kontrolle braucht es wirklich – und wo fängt der Kontrollwahn an? In dieser Folge spricht Linnar mit Anne Gründling, Resultant bei Organeers, über eine Frage, die viele Finance-Teams beschäftigt: Wie gelingt Steuerung ohne Produktivitätsverlust?
💡 Themen dieser Folge:
Wann sich Kontrollprozesse lohnen – und wann sie mehr kosten, als sie bringen
Was Unternehmen über Verschwendungsvermeidungskosten wissen sollten
Warum zu viel Kontrolle nicht nur Geld, sondern auch Tempo kostet
Wie man eingespielte Prozesse neu denkt – ohne Sicherheitsverlust
Welche Spielräume Finanzabteilungen heute haben – auch mit Blick auf Compliance
🚀 Für alle, die Finanzprozesse modernisieren wollen – mit Überblick statt Mikromanagement.
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Anne zu Gast in unserem Quartalsbericht
DMS-Systeme gelten als Alleskönner – aber sind sie wirklich für jedes Unternehmen geeignet?
In dieser Folge vom Summen+Salden Podcast spricht Linnar mit Alina Nauen von torq.partners über sinnvolle Einsatzbereiche, typische Fehler bei der Implementierung und warum spezialisierte Tools oft die bessere Wahl sind. Alina teilt Erfahrungen aus über 500 Projekten und erklärt, wann DMS-Systeme wirklich glänzen – und wann sie zum Bremsklotz werden.
Ein Gespräch für alle, die Prozesse wirklich digitalisieren wollen – ohne monatelange Umwege und komplexe Workarounds.
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Buchhalter:innen werden händeringend gesucht – Unternehmen brauchen im Schnitt 8–10 Monate, um diese Schlüsselfunktion zu besetzen. Trotzdem gibt es bis heute keinen eigenen Ausbildungsberuf für die Buchhaltung. Warum eigentlich?
In dieser Folge spricht Luisa mit Christian Lucas Ellwardt, Gründer von DONE!Financials darüber, wie eine moderne Ausbildung für Buchhaltung aussehen könnte – frisch, digital und jenseits aller Klischees.
Sie zeigen: Buchhaltung ist das Epizentrum aller Zahlen im Unternehmen – und verdient mehr als Ordner schleppen im Keller.
Warum der klassische Weg in die Buchhaltung nicht mehr zeitgemäß ist
Warum Buchhaltung kein Abstellgleis, sondern ein Power-Job ist
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Luisa zu Gast im Wechselwillig Podcast
Steuerkanzleien nutzen DATEV Kanzlei-Rechnungswesen – das ist klar. Aber wusstest du, dass auch Unternehmen und Selbstbucher:innen von dieser Software profitieren können? In dieser Folge sprechen Luisa und Linnar über die versteckten Vorteile, die viele übersehen.
Dabei geht’s um:
Warum Unternehmen DATEV Kanzlei-Rechnungswesen lieben sollten: Effizienz, Sicherheit und mehr Zeit fürs Wesentliche
Die unterschätzten Funktionen: Automatisierung, Auswertungen und smarte Workflows – was bringt wirklich Mehrwert?
Schnittstellen, die begeistern: Worauf es bei der Verbindung mit anderen Tools wirklich ankommt
Belege, Buchungen und Zahlungen: Wie alles digital, schnell und revisionssicher abläuft
Stammdatenpflege: Warum sie das A und O für reibungslose Prozesse ist
Praktische Tipps: Mahnwesen, Kontenabstimmung und Auswertungen – so sparst du Zeit und Nerven
Diese Folge ist für alle, die mit DATEV arbeiten – oder es bald tun werden – und sich mehr Klarheit im Arbeitsalltag wünschen.
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Sieh dir Luisas DATEV Lernvideo zu Kanzlei-Rechnungswesen:
Viele Unternehmen nutzen DATEV Unternehmen online nur als digitalen Schuhkarton – dabei steckt viel mehr dahinter. In dieser Podcastfolge sprechen Luisa und Linnar darüber, wie du mit DUO deine Buchhaltungsprozesse strukturierst, Belegchaos vermeidest und den Grundstein für digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro legst.
Themen dieser Folge:
Standardform vs. erweiterte Form: Was du wirklich brauchst
Belegerfassung mit App & Upload-Mail effizient nutzen
Vorkontierung automatisieren mit DATEV-OKR & Buchungsassistent
Offene Posten & Zahlungsverkehr transparent steuern
Rechteverwaltung und Stammdatenpflege richtig aufsetzen
Auswertungen & Liquiditätsplanung im Blick behalten
Nächste Folge: DATEV Kanzlei-Rechnungswesen – wie es Unternehmen effizient einsetzen können.
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Fristenchaos, Personalmangel und Tool-Wildwuchs – willkommen in der Realität vieler Steuerkanzleien. In dieser Folge vom Summen & Salden Podcast sproicht Luisa mit Christian Leonard Suhrbier, Geschäftsführer der Ingentis Kanzlei.Suite, über echte Herausforderungen und praxisnahe Lösungen:
Christian zeigt, wie man trotz Ressourcenknappheit mit Mut & Pragmatismus Transformation angeht – und was passieren kann, wenn man „einfach mal macht“.
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Papierbelege, Excel-Chaos und manuelle Auslagen-Erstattung: In Teil 2 unserer Doppelfolge zum Rechnungseingang wird’s konkret.
Luisa und Linnar nehmen sich die typischen Nebenprozesse im Rechnungseingang vor – von Firmenkreditkarten über Auslagen und Verpflegungsmehraufwand bis hin zur Barkasse.
Dabei zeigen sie, wie du mit den richtigen Tools und einfachen Maßnahmen nicht nur Beleg-Chaos vermeidest, sondern echte Zeit- und Ressourcenvorteile schaffst.
In dieser Folge erfährst du:
Ob kleine Optimierung oder große Umstellung – diese Folge liefert dir konkrete Ideen, wie du deinen Rechnungseingang ganzheitlich digitalisieren und verschlanken kannst.
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Mit unserem kostenlosen Toll erledigst du deine Auslagenerstattung stressfrei und automatisch: https://www.auslagenerstattung.de/
Mit Candis kannst du schon bald Auslagen, Reisekosten und Rechnungen an einem Ort verwalten: https://www.candis.io/produkt/auslagenerstattung
Papierrechnungen, Chaos im E-Mail-Postfach und fehlende Zuständigkeiten: Der Rechnungseingang ist in vielen Unternehmen noch immer eine Baustelle. Dabei steckt hier der größte Hebel, um Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen und Fachkräftemangel abzufedern.
In Teil 1 unserer Doppelfolge sprechen Luisa und Linnar darüber, warum und wie Unternehmen ihren Rechnungseingang Schritt für Schritt digitalisieren – von der Umstellung auf digitale Rechnungen über einen zentralen Rechnungseingang per E-Mail bis hin zu smarter Dublettenprüfung mit der richtigen Software.
Außerdem: Warum Business Accounts helfen und Mitarbeitende möglichst aus der Gleichung genommen werden sollten.
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Weiterführende Links und Studien
Bitcom zum Thema Rechnungsempfang: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Weniger-als-die-Haelfte-deutscher-Unternehmen-empfaengt-E-Rechnungen
Wird künstliche Intelligenz die Buchhaltung überflüssig machen – oder sie endlich von nervigen Aufgaben befreien? In dieser Folge sprechen Luisa und Linnar über Studien, Entwicklungen und reale Beispiele aus der Praxis. Sie zeigen, was heute schon mit KI möglich ist, warum Digitalisierung nicht mehr reicht – und wie du AI zu deinem Vorteil nutzen kannst.
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Mehr zum Thema KI in der Buchhaltung kannst du hier lesen: https://www.candis.io/blog/kuenstliche-intelligenz
Weiterführende Links und Studien
Gartner-Studie zu KI-Herausforderungen: news.it-matchmaker.com/gartner-studie-herausforderungen-bei-ki-projekten
Process Intelligence & Automatisierung: news.it-matchmaker.com/process-intelligence-erleichtert-das-automatisieren
Forbes: AI übernimmt Accounting-Jobs? forbes.com/sites/jackkelly/2024/05/17/ai-taking-over-accounting-jobs
McKinsey-Report zu AI & Automatisierung: mckinsey.com/~/media/McKinsey/Business%20Functions/McKinsey%20Digital/Our%20Insights/Driving%20impact-at-scale-from-automation-and-AI
Wall Street Journal über AI in Accounting: wsj.com/articles/ai-has-venture-investors-excited-about-yes-accounting-firms-3b9b3226
EY: Wie KI das Rechnungswesen verändert: ey.com/de_de/insights/assurance/wie-ki-das-rechnungswesen-revolutioniert
In dieser Folge von Summen + Salden diskutieren Luisa, Linnar und Steuerberater Daniel Kiriakou darüber, warum die meisten BWAs (betriebswirtschaftliche Auswertungen) kaum Mehrwert bieten – und wie sich das ändern lässt. Sinnvolles Controlling oder Zeitverschwendung? Wir finden es heraus.
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Mehr zum Thema BWA kannst du hier lesen: https://www.candis.io/blog/bwa-erstellen
Folge 3: E-Rechnungspflicht 2025
Seit dem 01.01.2025 ist die Empfangspflicht für E-Rechnungen Realität – doch viele Unternehmen sind noch nicht darauf vorbereitet. In dieser Folge sprechen Luisa und Linnar mit Lars Böhnke, Head of Product bei Candis, und werfen einen kritischen Blick darauf, wie die ersten Monate der E-Rechnungspflicht gelaufen sind.
Welche Probleme haben sich gezeigt? Warum sind viele E-Rechnungen fehlerhaft?
Welche Fehlerquellen treten bei der Validierung auf? Welche Rolle spielen Faktura-Programme? Und wie kann dein Unternehmen die E-Rechnungspflicht meistern?
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Mehr zum Thema E-Rechnung kannst du hier lesen: https://www.candis.io/blog/e-rechnung
Die Bitkom-Studie zum Thema: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Weniger-als-die-Haelfte-deutscher-Unternehmen-empfaengt-E-Rechnungen
Folge 2: New Finance: Wer nicht mitzieht, bleibt zurück
In der zweiten Folge von Summen + Salden sprechen Luisa und Linnar über den Wandel in der Finanzwelt: Was unterscheidet „Old Finance“ von „New Finance“?
Noch immer arbeiten viele Finanzteams mit Papier, manuellen Prozessen und veralteten Strukturen – während andere Unternehmen durch Automatisierung, Digitalisierung und strategische Zusammenarbeit schon viel weiter sind.
Doch wie gelingt der Schritt von der alten in die neue Welt? Wie sieht „New Finance“ aus? Welche konkreten Veränderungen machen den Unterschied? Wie können Finanzteams den Wandel aktiv gestalten?
Für Fragen und Feedback freuen wir uns über eine E-Mail ansusa@candis.io
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Mehr zum Thema New Finance kannst du hier lesen:https://www.candis.io/blog/new-finance
Herzlich willkommen zur neuen Staffel des Summen + Salden Podcast!
Wir bieten Finanzteams und CFOs praxisnahe Einblicke, fundierte Diskussionen und frische Perspektiven auf die Zukunft des Rechnungs- und Finanzmanagements.
Freu dich auf neue Hosts, interessante Gäste und spannende Themen zu Buchhaltung und New Finance – von Digitalisierung und Automatisierung bis hin zu E-Rechnung und KI.
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Folge 1: Raus aus dem Finance-Hamsterrad
Summen + Salden ist zurück – mit neuen Hosts, spannenden Themen, Expert:innen und Lösungen für die Finanzwelt!
In der ersten Folge gehen Luisa und Linnar der Frage nach, wie sich Buchhaltung und Finanzteams aus dem Hamsterrad befreien können.
Warum stecken Buchhaltung und Finanzteams im Hamsterrad? Welche Rolle spielt das Management dabei, Veränderungen abzustoßen? Wie gelingt der erste Schritt aus dem Status quo in die neue Finanzwelt? So findest du aus dem Finance-Hamsterrad heraus!
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Linnar ist COO bei Candis und betrachtet Finance aus der Managementperspektive. Seine Einblicke auf LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/linnar-schwarz-a77382104/
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