Possiamo definire un foglio presenze dei dipendenti come una scheda, organizzata in tabelle, la cui funzione è tenere traccia di:

Il tempo trascorso dal lavoratore in azienda 

Il totale di ferie, permessi e assenze 

I diversi turni di lavoro  

Le ore di lavoro straordinario ed extra

Monitorare tutti questi aspetti significa avere a portata di mano i dati necessari per una semplice elaborazione della busta paga, ma non solo. I fogli presenza, infatti, sono pensati anche per

Gestire al meglio il tempo e la produttività 

Ridurre alcuni costi fissi 

Migliorare la qualità dell’attività lavorativa.

Ci sono 3 vie che possiamo seguire per creare dei fogli presenza:

1- La più semplice in assoluto è quella di creare dei modelli Word. Soluzione che sconsigliamo se hai più di 2/3 dipendenti

2- Un foglio presenze Excel precompilato. Sappiamo che in Italia il buon vecchio Excel è sempre un valido alleato, ma abbiamo visto che in alcuni casi può risultare ostico per i tuoi dipendenti

3- Utilizzare un Software HR 

Vediamo brevemente quando conviene utilizzarne uno:

I software HR rappresentano oggi il miglior modo per la rilevazione delle ore di lavoro perchè puoi sapere in tempo reale:

Gli attuali turni di lavoro 

Il numero di ferie e permessi maturati e già godute 

Approvare o rifiutare le richieste

I vantaggi sono diversi: 

Ridurre l’errore umano

Chiedere a un dipendente di compilare il suo foglio presenze manualmente espone a rischi non irrilevanti che possono portare a errati calcoli del TFR, dei giorni di ferie o dei ROL, giusto per riportare alcuni esempi.  

Risparmiare tempo

Non far perdere ore di lavoro nel calcolo delle presenze implica che i dipendenti utilizzeranno il tempo a disposizione focalizzandosi sulle attività primarie dell’azienda.

Facili da usare 

I migliori software HR sono molto intuitivi da utilizzare. Non dovrai organizzare lunghi corsi di formazione né temere che il nuovo sistema non venga accolto con entusiasmo.

Personalizzabili

Risparmi sui consumi di carta -impatto ambientale

Ridurre l’impatto ambientale è un tema molto sentito oggi, operarti in tal senso aumenta la percezione del brand agli occhi esterni.

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