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一、病歷檔案管理的現狀與挑戰
國內醫院因未建立嚴格轉診制度，門診病人量大，病歷增長迅速，且依法需保存7年以上，導致存儲空間嚴重不足。
當前處於混合式病歷時代，存在紙質病歷、電子病歷以及存儲於縮影或光碟的不活動病歷，電子病歷的發展正逐步減少紙質病歷的需求。
二、核心管理內容
1.病歷號碼給號系統
主要包括多次號碼法（病人每次就診獲新號，易造成資源浪費和管理複雜）、單一號碼法（一人一號，保障資料完整性，為大醫院常用）、多次單一號碼法（結合前兩者特點，但合併作業繁瑣）。
其他給號方式還有身份證號碼法、家族號碼法等，各有其適用場景和優缺點。
2.病歷歸檔方式
流水號歸檔法：按號碼大小排序，簡單易操作，但工作分配不均、易出錯。
尾位數歸檔法：將號碼分多段，按尾段等排序，能平均工作量、提高效率，為中大型醫院常用。
中位數歸檔法：類似尾位數法，以中間段為主要排序依據。
3.檔案管理型態
包括集中式（所有病歷集中保管，資料完整但調閱慢）、分散式（分科室保管，調閱快但資料分散）、衛星式（診療期由科室保管，後集中存檔）等。
三、關鍵設施與作業管控
檔案設施有活動式與固定式病歷櫃、彩色病歷外夾（輔助快速查找和防錯）、檔案指標牌（標示位置）等，輸送工具包括人工、電動車、氣送管等。
作業管控涵蓋病歷調閱、報告黏貼、檔案管理原則等，需規範流程、保障安全與效率。
四、特殊問題處理
歸檔錯誤時，可通過查找相同尾數、相近指數等方法尋找。
超厚病歷經分冊處理，按重要性或時間拆分，平衡存儲空間與使用便捷性。
五、發展趨勢
瓶頸主要在於紙質病歷存儲需求大、管理耗人力、易損壞等。
未來將持續推進電子病歷發展，逐步向無紙化過渡，同時部分醫院會將不活動病歷委託外部倉儲管理。
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