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一、病歷號碼給號系統
•醫院評鑒要求每位病人僅擁有 1 個病歷號碼，確保資料完整性。傳統紙本病歷給號需兼顧人力、空間效率與調閱速度，而電子化趨勢下，給號方式更靈活，身份證號等可作為跨院查詢的通用索引。
•常見給號方式包括流水號、身份證號、年 + 流水號等。例如，流水號法編號連續（如 00001、00002），便於空間規劃；身份證號法可直接關聯病人身份，但存在非連續及特殊人群（如新生兒）需額外規則的問題。
二、病歷排列與檔案設施
•排列方式分為集中式（全院病歷由同一單位管理）、分散式（按就醫性質分部門保管）和混合式（主要病歷集中管理，特殊記錄暫由科室保管）。其中，分散式可能導致資料分散，需通過複印摘要保障完整性。
•檔案設施需結合初診量、病歷厚度等規劃。固定檔案櫃適合高頻調閱場景，可減少職業傷害；傳送設施包括人工推車、氣送系統等，各有優劣（如氣送系統速度快但易堵塞，軌道式可運厚重病歷但成本高）。
三、病歷保存與銷毀
•保存年限依《醫療法》規定，病人最後一次就診或死亡後需保存 7 年，兒童病歷保存至成年後 7 年，特殊情況（如法律訴訟、教學研究）可延長。
•銷毀需遵循流程，包括整理清單、記錄時間與人員，並永久保存銷毀記錄；委託外部處理時需簽訂保密合約。
四、病歷管理作業與發展趨勢
•管理重點包括厚度控制（超厚病歷需分冊）、調閱追蹤（通過條碼或 RFID 記錄流向）及未完成病歷管控（如設定完成期限與獎懲機制）。
•電子化趨勢下，電子病歷逐步取代紙本，需構建安全平臺、規範電子簽章管理，並保障隱私（如授權調閱、留痕記錄）。
五、病歷資料申請
•申請人需為病人本人、法定代理人等，需提供身份證、委託書等檔；取件時程依資料類型而定（如檢驗報告 1 個工作日內，全本病歷最長 14 個工作日）。
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