Een maandelijkse podcast over Interne communicatie, sociale intranetten, adoptie en meer! Elke episode praten we over een nieuw onderwerp met een nieuwe professional uit het vak gebied en samen zorgen we ervoor dat we up to date blijven over alle ontwikkelingen binnen het vakgebied.
All content for YellowChat is the property of Evolve and is served directly from their servers
with no modification, redirects, or rehosting. The podcast is not affiliated with or endorsed by Podjoint in any way.
Een maandelijkse podcast over Interne communicatie, sociale intranetten, adoptie en meer! Elke episode praten we over een nieuw onderwerp met een nieuwe professional uit het vak gebied en samen zorgen we ervoor dat we up to date blijven over alle ontwikkelingen binnen het vakgebied.
Patricia Bruisten (UMC Utrecht): “Het was een monsterklus met veel verschil van inzicht”
YellowChat
57 minutes 25 seconds
1 month ago
Patricia Bruisten (UMC Utrecht): “Het was een monsterklus met veel verschil van inzicht”
“Iedereen bemoeide zich ermee en het moest binnen driekwart jaar gefixt worden.” In deze nieuwe aflevering van YellowChat schuiven clusterlead communicatie Patricia Bruisten en digital marketing en communicatielead Els Timans van het UMC Utrecht aan in de Evolve-studio bij YellowChat-hosts Peter en Bram.
Een gesprek over de rol van interne communicatie en het intranet in een complexe organisaties, de recente grootschalige intranetmigratie onder grote tijdsdruk, de uitdagingen die daarbij kwamen kijken en de potentie van interne communicatie voor verbinding en medewerker betrokkenheid.
Complexe organisaties en het verschil maken met interne communicatie
Els Timans is binnen het UMC Utrecht verantwoordelijk voor alle digitale marketing en communicatie-activiteiten en opereert zowel intern als extern. Patricia Bruisten is verantwoordelijk voor team Huis (interne communicatie): dit team verzorgt de communicatie naar medewerkers, patiënten en studenten.
Beiden maakten een paar jaar geleden de overstap van grote complexe commerciële organisaties (Unilever en KPN) naar het UMC Utrecht, met 12.000 werknemers en 4.000 studenten een grote complexe organisatie in de gezondheidszorg en de grootste werkgever van de regio Utrecht.
Het UMC Utrecht is niet alleen een ziekenhuis, het is ook een onderzoeksinstelling en een opleidingsinsitituut en de behoeften van de doelgroepen waar zowel Timans als Bruisten mee werken lopen sterk uiteen. Timans: “De organisatie moest best een beetje wennen aan mijn rol: wat komt die Els nou eigenlijk brengen?”
Bruisten: “Met interne communicatie kan je onwijs veel verschil maken. We zijn vanuit ons team bezig met alignment, we proberen de organisatie onderling te verbinden. Er is dan heel snel de aanname dat dat niet kan binnen deze organisatie omdat mensen niet de tijd hebben om het tot zich te nemen en betrokken te zijn. Ik denk dat het wel kan, bij KPN kon het ook. We staan pas aan het begin.”
"We kwamen erachter dat er 37.000 pagina’s bestonden.En toen werd duidelijk: dit kunnen we niet alleen.”
De aanleiding voor het migratietraject
De aanleiding voor het migratieproject van het intranet dat Patricia en Els leidden en waar Evolve van begin tot eind bij betrokken was, was technisch van aard: het oude SharePoint-intranet on premise moest, vanwege eisen aan veiligheid en betrouwbaarheid, gemigreerd worden naar M365 SharePoint Online.
Timans: “Het was SharePoint 2010, het viel bijna om en de licenties werden niet verlengd. We kregen van IT het verzoek: jullie moeten een nieuw intranet gaan maken. Uiteindelijk moesten we het binnen driekwart jaar fixen. We kwamen erachter dat er 37.000 pagina’s bestonden. En toen werd duidelijk: dit kunnen we niet alleen.”
De oorspronkelijke opdracht was om het intranet “as-is” over te zetten, toch is er gekozen het op te schonen en het terug te brengen van 37.000 naar 5.000 pagina’s. Volgens Bruisten was het een simpele rekensom: dit aantal pagina’s migeren was gewoon niet mogelijk binnen de gestelde deadline.
Bruisten: “Ik wilde al lang het intranet aanpakken. Maar het was dubbel: toen het eindelijk mocht, moest het. Ik gun het niemand om dit onder zo’n grote druk te moeten doen. Het was een monsterklus met heel veel verschil van inzicht. De organisatie en het primaire proces stond hier al onder enorme druk. Er liep ook tegelijkertijd nog een ander project rond patiëntinformatie dat om moest.
YellowChat
Een maandelijkse podcast over Interne communicatie, sociale intranetten, adoptie en meer! Elke episode praten we over een nieuw onderwerp met een nieuwe professional uit het vak gebied en samen zorgen we ervoor dat we up to date blijven over alle ontwikkelingen binnen het vakgebied.
