Il peut nous arriver de laisser s’accumuler des dizaines, des centaines, voire des milliers de mails sur notre messagerie et être dans l’incapacité de procéder au paramétrage de notre boîte mail. C’est alors que nous aurions potentiellement besoin d’aide. C’est précisément l’objet de cet article. En effet, à l’heure du numérique et des courriers électroniques, comment avoir une bonne gestion des mails ?
Il est tout à fait envisageable de configurer son adresse mail ou ses autres messageries, espace de stockage, pièces jointes, boîte mail, spams, courriels reçus, identifiants, emails indésirables… cela est cependant relativement complexe et nécessite quelques connaissances techniques.
In fine, une telle gestion est nécessaire, car elle permet d’améliorer son organisation et de gagner en efficacité. Voici 9 conseils pour une bonne gestion des mails et 4 astuces pour aller plus loin.


 
La gestion des mails : quels conseils ?
Connectez-vous à votre adresse électronique personnelle ou votre adresse professionnelle et commencez dès maintenant à y voir plus clair.
 
1. Identifiant et mot de passe préenregistré
Cela paraîtra évident pour certains, moins pour d’autres. Il est essentiel de préenregistrer votre adresse mail ainsi que votre mot de passe. Ceci est valable, pour chaque compte de messagerie que vous possédez.
Chrome de Google (à télécharger) vous propose par exemple et généralement de préenregistrer vos identifiants et mots de passe lorsque vous les renseignez. Vous devez tout simplement accorder l’autorisation pour chaque nouveau compte et/ou compte email créé.
 
2. Savoir gérer la corbeille pour une bonne gestion des mails
Gérer votre messagerie, cela suppose d’être conscient de la capacité de stockage de vos emails.
Certains seront plutôt d’avis d’écrémer, de supprimer au maximum, d’autres (plus prévenants) préféreront garder autant que possible les courriels éventuellement importants.
Dans le cas où vous appartenez à la seconde catégorie, il sera nécessaire d’apprendre à placer vos courriers électroniques par catégories prédéfinies.
 
3. Les catégories de la boîte de réception
Le fait de n’avoir qu’une seule adresse dédiée est un choix qui appartient à chacun d’entre nous. Cela dépendra du secteur d’activité dans lequel nous travaillons ainsi que notre statut (salarié, indépendant, chef d’entreprise…).
 
Mail professionnel/mail personnel
L’une des premières catégorisations consiste, dans le cas où vous n’avez qu’une seule adresse de messagerie, à distinguer ce qui est personnel de ce qui est professionnel.
 
À traiter ou déjà traité
Aussi, vous pouvez créer des libellés en fonction des mails qu’il est nécessaire ou non de traiter.
Votre boîte de réception doit ainsi mettre en valeur les éléments que vous devez traiter en priorité. Une catégorie « À TRAITER » doit donc figurer à gauche de votre boîte de réception, là où vous recevez vos emails. Cela peut être tout simplement votre boîte de réception. Vous n’y laisserez que ce qui doit être traité.
Il faudra ensuite définir une plage horaire dédiée au traitement des mails « À TRAITER ».
 
4. Le choix des catégories d’emails pour une bonne gestion des mails
L’une des possibilités qui s’offre à vous est de trier les mails en fonction des thèmes : « administratif salarié, » « mails entretiens, » « litiges, », etc. Dès qu’un nouveau sujet émerge, il est possible de créer une nouvelle catégorie afin d’y stocker les mails concernés.
Idéalement, les mails ne doivent pas rester trop longtemps dans la boîte de réception et être gérés le plus rapidement possible.
 
5. Traiter les mails qui durent moins de 2 minutes en priorité
Cette astuce préconisée de manière plus générale par David Allen dans la Back to Episodes