Projektmanagement für Freelancer: Warum die meisten Systeme nicht funktionieren
Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Go Crazy – Alles außer Schublade. Heute möchte ich mit dir über kleine und große Projekte sprechen. Genauer gesagt: über Projektmanagement für Freelancer, das wirklich im Alltag funktioniert. Denn das ist ja etwas, wo wir häufig den Überblick verlieren, weil unsere Projekte oftmals zu klein sind, einen großen Projektplan zu verdienen.
Lass mich dir zunächst den Kontext geben: Es geht um einen Teil meines persönlichen Wikis. Das persönliche Wiki ist der Zettelkasten von Niklas Luhmann businessfähig gemacht. Luhmann hatte einen Zettelkasten, in dem er alle seine Ideen, seine Forschung, alles was er gelernt und gelehrt hat, auf kleinen Zetteln notiert und untereinander vernetzt hat. Er musste keine Silos bauen, um Informationen aufzunehmen, sondern konnte wirklich übergreifend und themenübergreifend damit arbeiten. Genau das fand ich so toll, dass ich das für mich nachgebaut habe. Aber businessfähig, weil einfach unsere Anforderungen heute als Entrepreneure, Fachführungskräfte, Solo- und Selbstständige andere sind.
Das Problem mit klassischem Projektmanagement für Freelancer
Wenn ich ein Change-Projekt bei einem Kunden habe, dann dauert das auch locker mal ein Jahr. Ich begleite ihn, gehe immer mal wieder zu Workshops hin, führe Interviews, Reviews und Coachings durch. Dafür gibt es große Projektpläne, meist bei den Kunden selbst schon. Mein Teil ist nur ein kleiner Teil eines Projekts. Solche Pläne werden dann zum Beispiel mit Microsoft Projects gemacht. Du hast das vielleicht schon mal gesehen: so eine lange Timeline, ein Gantt-Chart, in dem jeder einzelne Schritt geplant ist. Da finde ich mich wieder. Da muss ich mir keine Sorgen machen, dass irgendwas hinten rüberfällt. Und meist bin ich auch nicht diejenige, die das Projekt managt, sondern nur das Teilprojekt, in dem ich da gerade arbeite. Da kann ich mich ganz an die Struktur bei meinem Kunden halten.
Wenn es aber um meine eigenen Projekte geht, dann bin ich da schnell mal ganz schön lost. Denn so einen großen Plan, wie in Microsoft Project, möchte ich mir gar nicht für jedes meiner eigenen Projekte aufsetzen. Das ist alles nicht ganz unkompliziert und vor allen Dingen lässt es sich gar nicht so einfach planen, wie ich das denn gerne möchte. Und das ist eigentlich das Schlimmste daran: das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Warum traditionelles Projektmanagement für Freelancer zu aufgebläht ist
Stell dir mal vor, du möchtest deine Website relaunchen, die braucht mal unbedingt wieder ein Upgrade. Dann gehst du doch natürlich nicht her und machst einen großen Plan, wann da was zu passieren hat, weil es auch oft gar nicht so lang dauern darf. Du wärst mit der Planung, mit dem Aufsetzen eines Projektplans und dem Nachhalten aller Tasks, die da drin anfallen, mehr beschäftigt als mit dem Relaunch der Webseite selbst.
Du müsstest hergehen und wirklich jeden einzelnen Schritt planen, obwohl nur du selbst an diesem Projekt arbeitest. Und genau das lässt dich in so eine Planungsschleife kommen. Du hast das vielleicht selbst schon mal erlebt, wenn du jemand bist, der sagt: Ich muss das erst einmal durchdenken, ich brauche da einen kleinen Plan. Dann bist du vielleicht anfälliger als andere Menschen dafür und hast es dann selbst schon mal erlebt, dass du dich verplant hast und gar nicht richtig anfangen konntest mit dem Arbeiten.
Und kaum hast du angefangen, hast du irgendwelche Punkte gefunden, die nicht mehr so funktioniert haben, wie du es mal ursprünglich geplant hast und schon musste der Plan wieder ab
Projektmanagement für Freelancer: Warum die meisten Systeme nicht funktionieren
Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Go Crazy – Alles außer Schublade. Heute möchte ich mit dir über kleine und große Projekte sprechen. Genauer gesagt: über Projektmanagement für Freelancer, das wirklich im Alltag funktioniert. Denn das ist ja etwas, wo wir häufig den Überblick verlieren, weil unsere Projekte oftmals zu klein sind, einen großen Projektplan zu verdienen.
Lass mich dir zunächst den Kontext geben: Es geht um einen Teil meines persönlichen Wikis. Das persönliche Wiki ist der Zettelkasten von Niklas Luhmann businessfähig gemacht. Luhmann hatte einen Zettelkasten, in dem er alle seine Ideen, seine Forschung, alles was er gelernt und gelehrt hat, auf kleinen Zetteln notiert und untereinander vernetzt hat. Er musste keine Silos bauen, um Informationen aufzunehmen, sondern konnte wirklich übergreifend und themenübergreifend damit arbeiten. Genau das fand ich so toll, dass ich das für mich nachgebaut habe. Aber businessfähig, weil einfach unsere Anforderungen heute als Entrepreneure, Fachführungskräfte, Solo- und Selbstständige andere sind.
Das Problem mit klassischem Projektmanagement für Freelancer
Wenn ich ein Change-Projekt bei einem Kunden habe, dann dauert das auch locker mal ein Jahr. Ich begleite ihn, gehe immer mal wieder zu Workshops hin, führe Interviews, Reviews und Coachings durch. Dafür gibt es große Projektpläne, meist bei den Kunden selbst schon. Mein Teil ist nur ein kleiner Teil eines Projekts. Solche Pläne werden dann zum Beispiel mit Microsoft Projects gemacht. Du hast das vielleicht schon mal gesehen: so eine lange Timeline, ein Gantt-Chart, in dem jeder einzelne Schritt geplant ist. Da finde ich mich wieder. Da muss ich mir keine Sorgen machen, dass irgendwas hinten rüberfällt. Und meist bin ich auch nicht diejenige, die das Projekt managt, sondern nur das Teilprojekt, in dem ich da gerade arbeite. Da kann ich mich ganz an die Struktur bei meinem Kunden halten.
Wenn es aber um meine eigenen Projekte geht, dann bin ich da schnell mal ganz schön lost. Denn so einen großen Plan, wie in Microsoft Project, möchte ich mir gar nicht für jedes meiner eigenen Projekte aufsetzen. Das ist alles nicht ganz unkompliziert und vor allen Dingen lässt es sich gar nicht so einfach planen, wie ich das denn gerne möchte. Und das ist eigentlich das Schlimmste daran: das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Warum traditionelles Projektmanagement für Freelancer zu aufgebläht ist
Stell dir mal vor, du möchtest deine Website relaunchen, die braucht mal unbedingt wieder ein Upgrade. Dann gehst du doch natürlich nicht her und machst einen großen Plan, wann da was zu passieren hat, weil es auch oft gar nicht so lang dauern darf. Du wärst mit der Planung, mit dem Aufsetzen eines Projektplans und dem Nachhalten aller Tasks, die da drin anfallen, mehr beschäftigt als mit dem Relaunch der Webseite selbst.
Du müsstest hergehen und wirklich jeden einzelnen Schritt planen, obwohl nur du selbst an diesem Projekt arbeitest. Und genau das lässt dich in so eine Planungsschleife kommen. Du hast das vielleicht selbst schon mal erlebt, wenn du jemand bist, der sagt: Ich muss das erst einmal durchdenken, ich brauche da einen kleinen Plan. Dann bist du vielleicht anfälliger als andere Menschen dafür und hast es dann selbst schon mal erlebt, dass du dich verplant hast und gar nicht richtig anfangen konntest mit dem Arbeiten.
Und kaum hast du angefangen, hast du irgendwelche Punkte gefunden, die nicht mehr so funktioniert haben, wie du es mal ursprünglich geplant hast und schon musste der Plan wieder ab
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Kalender synchronisieren für Freelancer – das klingt nach einem trivialen Problem, oder? Ist es aber nicht. Bevor ich dir erzähle, wie ich dieses Problem gelöst habe, muss ich kurz ausholen. Denn wenn mir jemand vor ein paar Jahren gesagt hätte, dass ich mal Software entwickeln würde, hätte ich demjenigen den Vogel gezeigt.
Damals in der Schule, mitten im Schuljahr gewechselt, landete ich in einer Informatik AG. Nicht aus Interesse, sondern weil nur dort noch Plätze frei waren. Neben mir saß eine Mitschülerin, die stolz ihren selbst programmierten Taschenrechner präsentierte. Schwarzer Bildschirm, grüne Schrift, kryptischer Code. Ich verstand kein einziges Wort. Die anderen hatten ein halbes Jahr Vorsprung und ich fühlte mich komplett verloren. Meine Lösung damals: Flucht in die Koch AG. Lieber ein halbes Jahr kochen als sich mit diesem Zeug auseinandersetzen.
Heute, über 15 Jahre später als Freelancerin, habe ich tatsächlich PHP gelernt und eine komplette Software entwickelt. Was sich verändert hat? KI-Tools wie Claude, die mir alles erklären können. Mein wichtigster Prompt in den letzten Monaten war: Erkläre mir das genauer. Statt stundenlang zu recherchieren, alle möglichen Funktionen und Bibliotheken zu suchen, konnte ich einfach fragen: Hey, das und das möchte ich erreichen, gibt es dafür schon eine Bibliothek? Wie könnte ich das in einer Funktion abbilden? Der Rechercheaufwand, das Testing, das Drüberschauen – alles wurde so viel schneller.
Aber zurück zum eigentlichen Thema: Kalender synchronisieren für Freelancer. Ich bin seit über 15 Jahren selbstständig und arbeite in verschiedenen Kundenprojekten. Das heißt, ich muss auf die Infrastruktur meiner Kunden zurückgreifen – ihre Ordner, ihre E-Mail-Systeme, ihre Kalender. Meistens ist es Outlook, ich bekomme eine E-Mail-Adresse wie stephanie.external@firmenname.com und natürlich einen eigenen Kalender bei diesem Kunden.
Den Zugang bekomme ich entweder über einen physischen Laptop, den mir der Kunde in die Hand drückt, oder über einen Virtual Desktop mit VPN-Zugang. Beides hat den gleichen Effekt: Ich arbeite in einer isolierten Umgebung. Die Sicherheitsbestimmungen der Firma sind eingehalten, aber ich bin komplett abgeschnitten von meinen anderen Kalendern.
Das ist erstmal praktisch. Die Ansprechpartner beim Kunden schauen in meinen Kundenkalender, sehen wann ich Zeit habe und buchen Termine – für den Jour fixe, für kurze Absprachen, für Deadlines, für Town Hall Meetings. Sie haben ja gar keinen Zugriff auf meinen privaten Kalender. Logisch.
Das Dumme ist: In meinem privaten Kalender habe ich Termine, die im Kundenkalender nicht auftauchen. Ich müsste mich zu Beginn eines Projekts hinsetzen und alle meine privaten Termine initial übertragen und wenigstens anonym blocken. Niemand muss ja wissen, wann ich zum Zahnarzt gehe oder was ich privat mache.
Andersrum genauso: Wenn ich beim Kunden Termine habe, möchte ich auch in meinem privaten Kalender die Zeiten geblockt haben. Damit nicht passieren kann, dass ich mich mit Freunden zum Kaffee verabrede und dann erst merke: Oh Mist, da habe ich eigentlich einen Kundentermin.
Bei einem Projekt ist das noch ganz okay. Das kriegt man manuell vielleicht noch hin, auch wenn man sich manchmal ärgert, weil Termine verschoben werden oder kurzfristig neue dazukommen. Manch