Projektmanagement für Freelancer: Warum die meisten Systeme nicht funktionieren
Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Go Crazy – Alles außer Schublade. Heute möchte ich mit dir über kleine und große Projekte sprechen. Genauer gesagt: über Projektmanagement für Freelancer, das wirklich im Alltag funktioniert. Denn das ist ja etwas, wo wir häufig den Überblick verlieren, weil unsere Projekte oftmals zu klein sind, einen großen Projektplan zu verdienen.
Lass mich dir zunächst den Kontext geben: Es geht um einen Teil meines persönlichen Wikis. Das persönliche Wiki ist der Zettelkasten von Niklas Luhmann businessfähig gemacht. Luhmann hatte einen Zettelkasten, in dem er alle seine Ideen, seine Forschung, alles was er gelernt und gelehrt hat, auf kleinen Zetteln notiert und untereinander vernetzt hat. Er musste keine Silos bauen, um Informationen aufzunehmen, sondern konnte wirklich übergreifend und themenübergreifend damit arbeiten. Genau das fand ich so toll, dass ich das für mich nachgebaut habe. Aber businessfähig, weil einfach unsere Anforderungen heute als Entrepreneure, Fachführungskräfte, Solo- und Selbstständige andere sind.
Das Problem mit klassischem Projektmanagement für Freelancer
Wenn ich ein Change-Projekt bei einem Kunden habe, dann dauert das auch locker mal ein Jahr. Ich begleite ihn, gehe immer mal wieder zu Workshops hin, führe Interviews, Reviews und Coachings durch. Dafür gibt es große Projektpläne, meist bei den Kunden selbst schon. Mein Teil ist nur ein kleiner Teil eines Projekts. Solche Pläne werden dann zum Beispiel mit Microsoft Projects gemacht. Du hast das vielleicht schon mal gesehen: so eine lange Timeline, ein Gantt-Chart, in dem jeder einzelne Schritt geplant ist. Da finde ich mich wieder. Da muss ich mir keine Sorgen machen, dass irgendwas hinten rüberfällt. Und meist bin ich auch nicht diejenige, die das Projekt managt, sondern nur das Teilprojekt, in dem ich da gerade arbeite. Da kann ich mich ganz an die Struktur bei meinem Kunden halten.
Wenn es aber um meine eigenen Projekte geht, dann bin ich da schnell mal ganz schön lost. Denn so einen großen Plan, wie in Microsoft Project, möchte ich mir gar nicht für jedes meiner eigenen Projekte aufsetzen. Das ist alles nicht ganz unkompliziert und vor allen Dingen lässt es sich gar nicht so einfach planen, wie ich das denn gerne möchte. Und das ist eigentlich das Schlimmste daran: das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Warum traditionelles Projektmanagement für Freelancer zu aufgebläht ist
Stell dir mal vor, du möchtest deine Website relaunchen, die braucht mal unbedingt wieder ein Upgrade. Dann gehst du doch natürlich nicht her und machst einen großen Plan, wann da was zu passieren hat, weil es auch oft gar nicht so lang dauern darf. Du wärst mit der Planung, mit dem Aufsetzen eines Projektplans und dem Nachhalten aller Tasks, die da drin anfallen, mehr beschäftigt als mit dem Relaunch der Webseite selbst.
Du müsstest hergehen und wirklich jeden einzelnen Schritt planen, obwohl nur du selbst an diesem Projekt arbeitest. Und genau das lässt dich in so eine Planungsschleife kommen. Du hast das vielleicht selbst schon mal erlebt, wenn du jemand bist, der sagt: Ich muss das erst einmal durchdenken, ich brauche da einen kleinen Plan. Dann bist du vielleicht anfälliger als andere Menschen dafür und hast es dann selbst schon mal erlebt, dass du dich verplant hast und gar nicht richtig anfangen konntest mit dem Arbeiten.
Und kaum hast du angefangen, hast du irgendwelche Punkte gefunden, die nicht mehr so funktioniert haben, wie du es mal ursprünglich geplant hast und schon musste der Plan wieder ab
Projektmanagement für Freelancer: Warum die meisten Systeme nicht funktionieren
Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Go Crazy – Alles außer Schublade. Heute möchte ich mit dir über kleine und große Projekte sprechen. Genauer gesagt: über Projektmanagement für Freelancer, das wirklich im Alltag funktioniert. Denn das ist ja etwas, wo wir häufig den Überblick verlieren, weil unsere Projekte oftmals zu klein sind, einen großen Projektplan zu verdienen.
Lass mich dir zunächst den Kontext geben: Es geht um einen Teil meines persönlichen Wikis. Das persönliche Wiki ist der Zettelkasten von Niklas Luhmann businessfähig gemacht. Luhmann hatte einen Zettelkasten, in dem er alle seine Ideen, seine Forschung, alles was er gelernt und gelehrt hat, auf kleinen Zetteln notiert und untereinander vernetzt hat. Er musste keine Silos bauen, um Informationen aufzunehmen, sondern konnte wirklich übergreifend und themenübergreifend damit arbeiten. Genau das fand ich so toll, dass ich das für mich nachgebaut habe. Aber businessfähig, weil einfach unsere Anforderungen heute als Entrepreneure, Fachführungskräfte, Solo- und Selbstständige andere sind.
Das Problem mit klassischem Projektmanagement für Freelancer
Wenn ich ein Change-Projekt bei einem Kunden habe, dann dauert das auch locker mal ein Jahr. Ich begleite ihn, gehe immer mal wieder zu Workshops hin, führe Interviews, Reviews und Coachings durch. Dafür gibt es große Projektpläne, meist bei den Kunden selbst schon. Mein Teil ist nur ein kleiner Teil eines Projekts. Solche Pläne werden dann zum Beispiel mit Microsoft Projects gemacht. Du hast das vielleicht schon mal gesehen: so eine lange Timeline, ein Gantt-Chart, in dem jeder einzelne Schritt geplant ist. Da finde ich mich wieder. Da muss ich mir keine Sorgen machen, dass irgendwas hinten rüberfällt. Und meist bin ich auch nicht diejenige, die das Projekt managt, sondern nur das Teilprojekt, in dem ich da gerade arbeite. Da kann ich mich ganz an die Struktur bei meinem Kunden halten.
Wenn es aber um meine eigenen Projekte geht, dann bin ich da schnell mal ganz schön lost. Denn so einen großen Plan, wie in Microsoft Project, möchte ich mir gar nicht für jedes meiner eigenen Projekte aufsetzen. Das ist alles nicht ganz unkompliziert und vor allen Dingen lässt es sich gar nicht so einfach planen, wie ich das denn gerne möchte. Und das ist eigentlich das Schlimmste daran: das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Warum traditionelles Projektmanagement für Freelancer zu aufgebläht ist
Stell dir mal vor, du möchtest deine Website relaunchen, die braucht mal unbedingt wieder ein Upgrade. Dann gehst du doch natürlich nicht her und machst einen großen Plan, wann da was zu passieren hat, weil es auch oft gar nicht so lang dauern darf. Du wärst mit der Planung, mit dem Aufsetzen eines Projektplans und dem Nachhalten aller Tasks, die da drin anfallen, mehr beschäftigt als mit dem Relaunch der Webseite selbst.
Du müsstest hergehen und wirklich jeden einzelnen Schritt planen, obwohl nur du selbst an diesem Projekt arbeitest. Und genau das lässt dich in so eine Planungsschleife kommen. Du hast das vielleicht selbst schon mal erlebt, wenn du jemand bist, der sagt: Ich muss das erst einmal durchdenken, ich brauche da einen kleinen Plan. Dann bist du vielleicht anfälliger als andere Menschen dafür und hast es dann selbst schon mal erlebt, dass du dich verplant hast und gar nicht richtig anfangen konntest mit dem Arbeiten.
Und kaum hast du angefangen, hast du irgendwelche Punkte gefunden, die nicht mehr so funktioniert haben, wie du es mal ursprünglich geplant hast und schon musste der Plan wieder ab
🚀 Hier findest du die Wikinauten auf Skool:
https://www.skool.com/wikinauten-by-stephanie-selmer
In dieser Folge von „Go Crazy – Alles aus der Schublade“ gehe ich der Frage nach, warum Notion für viele zwar ein attraktives, flexibles Tool ist, aber für echtes Wissensmanagement an entscheidenden Stellen an seine Grenzen stößt. Notion wird von Coaches oft als All-in-One-Lösung für Business Management verkauft – doch wenn wir genauer hinsehen, wird klar: Für vernetztes Denken und langfristige Nutzbarkeit von Wissen gibt es bessere Wege. Wer ernsthaft über Notion Alternativen für Wissensmanagement nachdenkt, sollte sich zunächst klar machen, welche Probleme in der täglichen Arbeit überhaupt gelöst werden müssen.
Ich erzähle von meinen eigenen Erfahrungen mit Notion – einem Tool, das ich schätze und für bestimmte Zwecke noch immer nutze. Gerade wenn es darum geht, schnell Inhalte online zu stellen, einfache Berechnungen in einer Datenbank vorzunehmen oder Kundenlisten zu führen, ist Notion praktisch. Doch im Bereich Wissensmanagement zeigt sich ein strukturelles Problem: Notion fördert die Ablage von Wissen in Silos und zwingt uns in eine hierarchische Denkweise.
Ein klassisches Beispiel: Wir lesen ein Fachbuch, erstellen Notizen dazu und ordnen diese einer Überschrift zu, die dem Buch oder Kapitel entspricht. Das Ergebnis ist eine lineare, themenbezogene Sammlung, die nur funktioniert, wenn wir Jahre später genau wissen, wo wir etwas einsortiert haben. Die Realität sieht anders aus – oft erinnern wir uns an den Kontext, in dem wir das Wissen aufgenommen haben. Vielleicht war es ein Geschenk, ein Tipp oder ein Urlaubsmoment. Diese Erinnerungsanker finden in Notion kaum Raum.
Das führt zu dem, was ich das „Perlenkettenproblem“ nenne: Wir konsumieren Inhalte so, wie sie uns präsentiert werden – These, Beleg, nächste These, nächster Beleg. Es bleibt kaum Gelegenheit, den eigenen Gedanken Raum zu geben oder offene Fragen zu notieren. Und wenn wir solche Fragen doch festhalten, stehen wir vor einem organisatorischen Dilemma: Gehören sie zur Quelle oder zu einem anderen, völlig unabhängigen Projekt?
Genau hier setzen meine fünf Fragen an, die ich mir zu jedem Wissenshäppchen stelle – unabhängig davon, ob es aus einem Buch, einem Artikel oder einem Gespräch stammt. Diese fünf Fragen sind ein Werkzeug, das in jeder Alternative zu Notion integriert werden kann, um den Wert von Informationen zu erhöhen.
Erstens: An was erinnert mich das? Diese Frage öffnet sofort neue Assoziationsräume – zu Personen, Projekten oder gegenteiligen Meinungen. Zweitens: Welche Geschichte fällt mir dazu ein? Storytelling verknüpft Fakten mit Emotionen und macht sie leichter erinnerbar. Drittens: Was möchte ich dazu noch wissen? So werden Lücken sichtbar, die als Ausgangspunkt für weitere Recherchen dienen. Viertens: Warum ist mir das wichtig? Die persönliche Relevanz bestimmt, wie und wo Wissen später wieder auftaucht. Fünftens: Was will ich damit tun? Ob direkt umsetzen oder für später aufbewahren – diese Entscheidung macht aus totem Wissen gelebte Praxis.
Eine echte Notion Alternative im Wissensmanagement muss es ermöglichen, diese fünf Fragen flexibel und vernetzt zu beantworten, ohne dass Inhalte in starren Strukturen verschwinden. Mein bevorzugtes Bild dafür ist ein großer Tisch voller Zettel, auf dem jedes Wissenselement gleichberechtigt liegt und dur