Projektmanagement für Freelancer: Warum die meisten Systeme nicht funktionieren
Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Go Crazy – Alles außer Schublade. Heute möchte ich mit dir über kleine und große Projekte sprechen. Genauer gesagt: über Projektmanagement für Freelancer, das wirklich im Alltag funktioniert. Denn das ist ja etwas, wo wir häufig den Überblick verlieren, weil unsere Projekte oftmals zu klein sind, einen großen Projektplan zu verdienen.
Lass mich dir zunächst den Kontext geben: Es geht um einen Teil meines persönlichen Wikis. Das persönliche Wiki ist der Zettelkasten von Niklas Luhmann businessfähig gemacht. Luhmann hatte einen Zettelkasten, in dem er alle seine Ideen, seine Forschung, alles was er gelernt und gelehrt hat, auf kleinen Zetteln notiert und untereinander vernetzt hat. Er musste keine Silos bauen, um Informationen aufzunehmen, sondern konnte wirklich übergreifend und themenübergreifend damit arbeiten. Genau das fand ich so toll, dass ich das für mich nachgebaut habe. Aber businessfähig, weil einfach unsere Anforderungen heute als Entrepreneure, Fachführungskräfte, Solo- und Selbstständige andere sind.
Das Problem mit klassischem Projektmanagement für Freelancer
Wenn ich ein Change-Projekt bei einem Kunden habe, dann dauert das auch locker mal ein Jahr. Ich begleite ihn, gehe immer mal wieder zu Workshops hin, führe Interviews, Reviews und Coachings durch. Dafür gibt es große Projektpläne, meist bei den Kunden selbst schon. Mein Teil ist nur ein kleiner Teil eines Projekts. Solche Pläne werden dann zum Beispiel mit Microsoft Projects gemacht. Du hast das vielleicht schon mal gesehen: so eine lange Timeline, ein Gantt-Chart, in dem jeder einzelne Schritt geplant ist. Da finde ich mich wieder. Da muss ich mir keine Sorgen machen, dass irgendwas hinten rüberfällt. Und meist bin ich auch nicht diejenige, die das Projekt managt, sondern nur das Teilprojekt, in dem ich da gerade arbeite. Da kann ich mich ganz an die Struktur bei meinem Kunden halten.
Wenn es aber um meine eigenen Projekte geht, dann bin ich da schnell mal ganz schön lost. Denn so einen großen Plan, wie in Microsoft Project, möchte ich mir gar nicht für jedes meiner eigenen Projekte aufsetzen. Das ist alles nicht ganz unkompliziert und vor allen Dingen lässt es sich gar nicht so einfach planen, wie ich das denn gerne möchte. Und das ist eigentlich das Schlimmste daran: das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Warum traditionelles Projektmanagement für Freelancer zu aufgebläht ist
Stell dir mal vor, du möchtest deine Website relaunchen, die braucht mal unbedingt wieder ein Upgrade. Dann gehst du doch natürlich nicht her und machst einen großen Plan, wann da was zu passieren hat, weil es auch oft gar nicht so lang dauern darf. Du wärst mit der Planung, mit dem Aufsetzen eines Projektplans und dem Nachhalten aller Tasks, die da drin anfallen, mehr beschäftigt als mit dem Relaunch der Webseite selbst.
Du müsstest hergehen und wirklich jeden einzelnen Schritt planen, obwohl nur du selbst an diesem Projekt arbeitest. Und genau das lässt dich in so eine Planungsschleife kommen. Du hast das vielleicht selbst schon mal erlebt, wenn du jemand bist, der sagt: Ich muss das erst einmal durchdenken, ich brauche da einen kleinen Plan. Dann bist du vielleicht anfälliger als andere Menschen dafür und hast es dann selbst schon mal erlebt, dass du dich verplant hast und gar nicht richtig anfangen konntest mit dem Arbeiten.
Und kaum hast du angefangen, hast du irgendwelche Punkte gefunden, die nicht mehr so funktioniert haben, wie du es mal ursprünglich geplant hast und schon musste der Plan wieder ab
Projektmanagement für Freelancer: Warum die meisten Systeme nicht funktionieren
Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Go Crazy – Alles außer Schublade. Heute möchte ich mit dir über kleine und große Projekte sprechen. Genauer gesagt: über Projektmanagement für Freelancer, das wirklich im Alltag funktioniert. Denn das ist ja etwas, wo wir häufig den Überblick verlieren, weil unsere Projekte oftmals zu klein sind, einen großen Projektplan zu verdienen.
Lass mich dir zunächst den Kontext geben: Es geht um einen Teil meines persönlichen Wikis. Das persönliche Wiki ist der Zettelkasten von Niklas Luhmann businessfähig gemacht. Luhmann hatte einen Zettelkasten, in dem er alle seine Ideen, seine Forschung, alles was er gelernt und gelehrt hat, auf kleinen Zetteln notiert und untereinander vernetzt hat. Er musste keine Silos bauen, um Informationen aufzunehmen, sondern konnte wirklich übergreifend und themenübergreifend damit arbeiten. Genau das fand ich so toll, dass ich das für mich nachgebaut habe. Aber businessfähig, weil einfach unsere Anforderungen heute als Entrepreneure, Fachführungskräfte, Solo- und Selbstständige andere sind.
Das Problem mit klassischem Projektmanagement für Freelancer
Wenn ich ein Change-Projekt bei einem Kunden habe, dann dauert das auch locker mal ein Jahr. Ich begleite ihn, gehe immer mal wieder zu Workshops hin, führe Interviews, Reviews und Coachings durch. Dafür gibt es große Projektpläne, meist bei den Kunden selbst schon. Mein Teil ist nur ein kleiner Teil eines Projekts. Solche Pläne werden dann zum Beispiel mit Microsoft Projects gemacht. Du hast das vielleicht schon mal gesehen: so eine lange Timeline, ein Gantt-Chart, in dem jeder einzelne Schritt geplant ist. Da finde ich mich wieder. Da muss ich mir keine Sorgen machen, dass irgendwas hinten rüberfällt. Und meist bin ich auch nicht diejenige, die das Projekt managt, sondern nur das Teilprojekt, in dem ich da gerade arbeite. Da kann ich mich ganz an die Struktur bei meinem Kunden halten.
Wenn es aber um meine eigenen Projekte geht, dann bin ich da schnell mal ganz schön lost. Denn so einen großen Plan, wie in Microsoft Project, möchte ich mir gar nicht für jedes meiner eigenen Projekte aufsetzen. Das ist alles nicht ganz unkompliziert und vor allen Dingen lässt es sich gar nicht so einfach planen, wie ich das denn gerne möchte. Und das ist eigentlich das Schlimmste daran: das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Warum traditionelles Projektmanagement für Freelancer zu aufgebläht ist
Stell dir mal vor, du möchtest deine Website relaunchen, die braucht mal unbedingt wieder ein Upgrade. Dann gehst du doch natürlich nicht her und machst einen großen Plan, wann da was zu passieren hat, weil es auch oft gar nicht so lang dauern darf. Du wärst mit der Planung, mit dem Aufsetzen eines Projektplans und dem Nachhalten aller Tasks, die da drin anfallen, mehr beschäftigt als mit dem Relaunch der Webseite selbst.
Du müsstest hergehen und wirklich jeden einzelnen Schritt planen, obwohl nur du selbst an diesem Projekt arbeitest. Und genau das lässt dich in so eine Planungsschleife kommen. Du hast das vielleicht selbst schon mal erlebt, wenn du jemand bist, der sagt: Ich muss das erst einmal durchdenken, ich brauche da einen kleinen Plan. Dann bist du vielleicht anfälliger als andere Menschen dafür und hast es dann selbst schon mal erlebt, dass du dich verplant hast und gar nicht richtig anfangen konntest mit dem Arbeiten.
Und kaum hast du angefangen, hast du irgendwelche Punkte gefunden, die nicht mehr so funktioniert haben, wie du es mal ursprünglich geplant hast und schon musste der Plan wieder ab
Du kennst das Szenario: Ein potenzieller Auftrag klingelt verlockend in deiner Inbox, die Eckdaten passen – bis das berüchtigte „Können wir am Preis noch etwas machen?“ einschlägt wie ein laues Lüftchen quer durch deine Quartalsplanung.
💸 Shortcut gefällig? Hier geht's zum Wert-Honorar-Rechner: https://stephanieselmer.com/wert-honorar-rechner/
Kunde will Preis drücken – ein Evergreen unter Solopreneur-Pain-Points und doch jedes Mal eine neue sportliche Herausforderung für Nerven, Verhandlungsgeschick und Selbstwertgefühl. 🏋️♀️💸 Nicht selten endet die Nummer wie ein schlecht moderiertes Box-Match: Der Kunde zielt auf deine Marge, du hältst die Deckung hoch, und irgendwo dazwischen verpulvert ihr mehr Energie als eure Zusammenarbeit je bringen könnte. Genau hier setzt diese Episode an. In 30 prall gefüllten Minuten sprechen wir über Denkfehler, die dich in die Rabattfalle führen, und über erprobte Ausstiegsszenarien, wenn der Respekt auf der Strecke bleibt.
Warum ist dieser Talk so wichtig? Weil Rabattschlachten nicht nur an deinem Ertrag nagen, sondern auch an deinem unternehmerischen Mojo. Niemand gründet, um zum Discount-Dealer zu mutieren. Dein Business soll strahlen, nicht bröckeln. ✨🚀 Studien zeigen, dass Preisnachlässe im Dienstleistungssektor häufig zu einem Dominoeffekt aus ständigem Nachverhandeln führen, was wiederum die wahrgenommene Kompetenz schmälert. Kurz: Einmal nachgegeben, wirst du zum weichen Kissen für jede zukünftige Budgetkürzung – und das sprengt langfristig jede Kalkulation.
Wir diskutieren fünf rote Linien, die Stephanie in 15 Jahren Beratung ganz klar gezogen hat. Erstens die Honorar-Hakelei: Wenn die Aussicht auf ein Projekt von „spannend“ zu „unerträglich“ kippt, sobald die Preisdiskussion startet, liegt’s nicht (nur) am Budget, sondern an der Wertschätzung. Zweitens die Gleichgültigkeit gegenüber dem eigenen Schmerz: Ein Unternehmen, dem sein Problem egal ist, hat keine intrinsische Motivation für eine echte Lösung. Du wirst dort zur kosmetischen Fußnote, nicht zum Game-Changer. Drittens das Bermuda-Dreieck der Ziellosigkeit: Ohne klare Kennzahlen surfst du im Nebel, während die Uhr tickt und dein ROI in den Ferien ist. Viertens das Buy-in-Vakuum: Führungskräfte, die sich wegducken, sabotieren jedes Change-Vorhaben – herzlichen Glückwunsch zum Spießrutenlauf. Fünftens der Dienstleister-Stempel: Wer dich nur als Tastatur-Turner anheuern will, verschenkt deine Expertise – lass dich darauf nicht reduzieren. 🛑🎯
Natürlich werfen wir auch einen Blick auf das womöglich Unausweichliche: Manche Kunden sind chronische Preis-Drücker. Keyword-Analysen zeigen, dass Suchbegriffe wie „Preisverhandlung Freelancer“, „Rabatt für Dienstleistungen“ und „Preis drücken Kunde“ jedes Jahr konstant hoch bleiben. Der Bedarf an Orientierung ist also massiv. In dieser Folge bekommst du nicht nur eine Checkliste, sondern auch psychologische Insights: Warum verlangen Menschen Rabatte? Welche unterschwelligen Botschaften senden sie? Und wie kannst du souverän reagieren, ohne in den Verteidigungsmodus zu verfallen?
Spoiler: Der Schlüssel liegt im Werte-Narrativ. Wenn dein Gegenüber den Nutzen deiner Leistung nicht internalisiert hat, wird jede Zahl über null Euro als Verhandlungsbasis gesehen. Daher sprechen wir darüber, wie du Value-Stories aufbaust, die selbst in Einkaufsgesprächen bestehen. Und weil wir alle Zahlen lieben, gibt’s handfeste Benchmarks aus dem Mittelstand: Firmen, die konsequent wertorientiert argumentieren, steigern ihre Abschlussquote um