Projektmanagement für Freelancer: Warum die meisten Systeme nicht funktionieren
Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Go Crazy – Alles außer Schublade. Heute möchte ich mit dir über kleine und große Projekte sprechen. Genauer gesagt: über Projektmanagement für Freelancer, das wirklich im Alltag funktioniert. Denn das ist ja etwas, wo wir häufig den Überblick verlieren, weil unsere Projekte oftmals zu klein sind, einen großen Projektplan zu verdienen.
Lass mich dir zunächst den Kontext geben: Es geht um einen Teil meines persönlichen Wikis. Das persönliche Wiki ist der Zettelkasten von Niklas Luhmann businessfähig gemacht. Luhmann hatte einen Zettelkasten, in dem er alle seine Ideen, seine Forschung, alles was er gelernt und gelehrt hat, auf kleinen Zetteln notiert und untereinander vernetzt hat. Er musste keine Silos bauen, um Informationen aufzunehmen, sondern konnte wirklich übergreifend und themenübergreifend damit arbeiten. Genau das fand ich so toll, dass ich das für mich nachgebaut habe. Aber businessfähig, weil einfach unsere Anforderungen heute als Entrepreneure, Fachführungskräfte, Solo- und Selbstständige andere sind.
Das Problem mit klassischem Projektmanagement für Freelancer
Wenn ich ein Change-Projekt bei einem Kunden habe, dann dauert das auch locker mal ein Jahr. Ich begleite ihn, gehe immer mal wieder zu Workshops hin, führe Interviews, Reviews und Coachings durch. Dafür gibt es große Projektpläne, meist bei den Kunden selbst schon. Mein Teil ist nur ein kleiner Teil eines Projekts. Solche Pläne werden dann zum Beispiel mit Microsoft Projects gemacht. Du hast das vielleicht schon mal gesehen: so eine lange Timeline, ein Gantt-Chart, in dem jeder einzelne Schritt geplant ist. Da finde ich mich wieder. Da muss ich mir keine Sorgen machen, dass irgendwas hinten rüberfällt. Und meist bin ich auch nicht diejenige, die das Projekt managt, sondern nur das Teilprojekt, in dem ich da gerade arbeite. Da kann ich mich ganz an die Struktur bei meinem Kunden halten.
Wenn es aber um meine eigenen Projekte geht, dann bin ich da schnell mal ganz schön lost. Denn so einen großen Plan, wie in Microsoft Project, möchte ich mir gar nicht für jedes meiner eigenen Projekte aufsetzen. Das ist alles nicht ganz unkompliziert und vor allen Dingen lässt es sich gar nicht so einfach planen, wie ich das denn gerne möchte. Und das ist eigentlich das Schlimmste daran: das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Warum traditionelles Projektmanagement für Freelancer zu aufgebläht ist
Stell dir mal vor, du möchtest deine Website relaunchen, die braucht mal unbedingt wieder ein Upgrade. Dann gehst du doch natürlich nicht her und machst einen großen Plan, wann da was zu passieren hat, weil es auch oft gar nicht so lang dauern darf. Du wärst mit der Planung, mit dem Aufsetzen eines Projektplans und dem Nachhalten aller Tasks, die da drin anfallen, mehr beschäftigt als mit dem Relaunch der Webseite selbst.
Du müsstest hergehen und wirklich jeden einzelnen Schritt planen, obwohl nur du selbst an diesem Projekt arbeitest. Und genau das lässt dich in so eine Planungsschleife kommen. Du hast das vielleicht selbst schon mal erlebt, wenn du jemand bist, der sagt: Ich muss das erst einmal durchdenken, ich brauche da einen kleinen Plan. Dann bist du vielleicht anfälliger als andere Menschen dafür und hast es dann selbst schon mal erlebt, dass du dich verplant hast und gar nicht richtig anfangen konntest mit dem Arbeiten.
Und kaum hast du angefangen, hast du irgendwelche Punkte gefunden, die nicht mehr so funktioniert haben, wie du es mal ursprünglich geplant hast und schon musste der Plan wieder ab
Projektmanagement für Freelancer: Warum die meisten Systeme nicht funktionieren
Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Go Crazy – Alles außer Schublade. Heute möchte ich mit dir über kleine und große Projekte sprechen. Genauer gesagt: über Projektmanagement für Freelancer, das wirklich im Alltag funktioniert. Denn das ist ja etwas, wo wir häufig den Überblick verlieren, weil unsere Projekte oftmals zu klein sind, einen großen Projektplan zu verdienen.
Lass mich dir zunächst den Kontext geben: Es geht um einen Teil meines persönlichen Wikis. Das persönliche Wiki ist der Zettelkasten von Niklas Luhmann businessfähig gemacht. Luhmann hatte einen Zettelkasten, in dem er alle seine Ideen, seine Forschung, alles was er gelernt und gelehrt hat, auf kleinen Zetteln notiert und untereinander vernetzt hat. Er musste keine Silos bauen, um Informationen aufzunehmen, sondern konnte wirklich übergreifend und themenübergreifend damit arbeiten. Genau das fand ich so toll, dass ich das für mich nachgebaut habe. Aber businessfähig, weil einfach unsere Anforderungen heute als Entrepreneure, Fachführungskräfte, Solo- und Selbstständige andere sind.
Das Problem mit klassischem Projektmanagement für Freelancer
Wenn ich ein Change-Projekt bei einem Kunden habe, dann dauert das auch locker mal ein Jahr. Ich begleite ihn, gehe immer mal wieder zu Workshops hin, führe Interviews, Reviews und Coachings durch. Dafür gibt es große Projektpläne, meist bei den Kunden selbst schon. Mein Teil ist nur ein kleiner Teil eines Projekts. Solche Pläne werden dann zum Beispiel mit Microsoft Projects gemacht. Du hast das vielleicht schon mal gesehen: so eine lange Timeline, ein Gantt-Chart, in dem jeder einzelne Schritt geplant ist. Da finde ich mich wieder. Da muss ich mir keine Sorgen machen, dass irgendwas hinten rüberfällt. Und meist bin ich auch nicht diejenige, die das Projekt managt, sondern nur das Teilprojekt, in dem ich da gerade arbeite. Da kann ich mich ganz an die Struktur bei meinem Kunden halten.
Wenn es aber um meine eigenen Projekte geht, dann bin ich da schnell mal ganz schön lost. Denn so einen großen Plan, wie in Microsoft Project, möchte ich mir gar nicht für jedes meiner eigenen Projekte aufsetzen. Das ist alles nicht ganz unkompliziert und vor allen Dingen lässt es sich gar nicht so einfach planen, wie ich das denn gerne möchte. Und das ist eigentlich das Schlimmste daran: das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Warum traditionelles Projektmanagement für Freelancer zu aufgebläht ist
Stell dir mal vor, du möchtest deine Website relaunchen, die braucht mal unbedingt wieder ein Upgrade. Dann gehst du doch natürlich nicht her und machst einen großen Plan, wann da was zu passieren hat, weil es auch oft gar nicht so lang dauern darf. Du wärst mit der Planung, mit dem Aufsetzen eines Projektplans und dem Nachhalten aller Tasks, die da drin anfallen, mehr beschäftigt als mit dem Relaunch der Webseite selbst.
Du müsstest hergehen und wirklich jeden einzelnen Schritt planen, obwohl nur du selbst an diesem Projekt arbeitest. Und genau das lässt dich in so eine Planungsschleife kommen. Du hast das vielleicht selbst schon mal erlebt, wenn du jemand bist, der sagt: Ich muss das erst einmal durchdenken, ich brauche da einen kleinen Plan. Dann bist du vielleicht anfälliger als andere Menschen dafür und hast es dann selbst schon mal erlebt, dass du dich verplant hast und gar nicht richtig anfangen konntest mit dem Arbeiten.
Und kaum hast du angefangen, hast du irgendwelche Punkte gefunden, die nicht mehr so funktioniert haben, wie du es mal ursprünglich geplant hast und schon musste der Plan wieder ab
Du willst das Video haben, von dem ich spreche? Kurze Mail an podcast@stephanieselmer.com - schon ist es unterwegs.
🚀 Du kennst das Gefühl: Eine spannende Anfrage landet in deinem Postfach, der Termin steht – und du sollst in wenigen Wochen eine fesselnde Keynote liefern. Doch statt systematisch deinen Vortrag vorzubereiten, tappst du im bekannten „Ideen-Dschungel“ herum. Jede Menge Bookmark-Gräber, verstreute Notizzettel und verstaubte Folien-Decks kämpfen um Aufmerksamkeit. Am Ende reichen die Nerven kaum noch für Lampenfieber, ganz zu schweigen von einem klaren roten Faden. Genau an diesem Punkt setzt der „From Seed to Speech“-Ansatz an, den du in dieser Podcast-Episode gehört hast. Er verwandelt lose Impulse 🌱 in ein belastbares Wissensnetz, aus dem du jederzeit einen überzeugenden Vortrag vorbereiten kannst – ohne hektische Last-Minute-Recherche. Im Folgenden erhältst du die kompletten Shownotes, SEO-optimiert rund um das Keyword Vortrag vorbereiten sowie um relevante Suchbegriffe wie Präsentation erstellen, Rede planen, Rhetorik verbessern, Storytelling im Vortrag und Lampenfieber überwinden. Lehn dich zurück, schnapp dir dein Lieblingsnotiztool und tauch ein.
🤔 Warum herkömmliche Methoden beim Vortrag vorbereiten scheitern
Viele Speaker:innen sichern interessante Posts per „Merken“-Funktion oder notieren sich Fakten auf Klebezetteln. Das Problem: Social-Media-Plattformen sind auf endlosen Konsum ausgelegt, nicht auf nachhaltige Wissensverwertung. Die Folge ist die FOMO-Falle: Du speicherst fleißig, schaust aber nie wieder hinein. Analoge Zettelberge wachsen dagegen schneller als deine Geduld; nach ein paar Jahren passt der Papierstapel bildlich gesprochen durch keine Bürotür mehr. Wenn du dann versuchst, einen Vortrag zu strukturieren, stehst du vor einem Berg fragmentierter Daten. Die Zeit rennt, dein Publikum ebenfalls – raus aus diesem Chaos!
🌱 Das Samenkorn-Prinzip: Kleine Notizen, großer Impact
Beim smarten Vortrag vorbereiten liegt die Magie im Minimalismus. Statt ein 150-seitiges Word-Dokument als Wissensgrab anzulegen, fängst du jede Idee als „Atomic Note“ ein: ein einziger Gedanke, eine knackige Zahl, eine prägnante Story. So bleibt jeder Notizzettel handlich und sofort verlinkbar. Tools wie Obsidian, Roam oder Logseq bieten bidirektionale Links, Tags und graphische Übersichten, doch das Konzept funktioniert genauso auf Papierkarteikarten. Wichtig ist der fruchtbare Boden: Du gibst jeder Note einen eindeutigen Titel, einen klaren Kontext und – falls vorhanden – eine Quelle. Damit hast du schon den ersten Schritt erledigt, wenn du später deinen Vortrag vorbereiten möchtest.
🔗 Inside-Out vs. Outside-In – Vernetzung statt Blindflug
Sobald du eine Note erfasst hast, stell dir zwei Fragen:
1. Von welchem bestehenden Inhalt aus meinem Wissensnetz könnte ich zu dieser Idee springen (Inside-Out)?
2. Welche externen Impulse passen thematisch und vernetzen sich mit dieser Note (Outside-In)?
Durch diese doppelte Denkbewegung wächst ein Netzwerk, das dich beim Vortrag vorbereiten wie ein persönlicher Recherche-Assistent unterstützt. Du suchst nicht mehr hektisch nach Material, sondern klickst dich durch ein feinmaschiges Geflecht aus Stories, Statistiken und Anekdoten. Das spart Zeit, reduziert Stress und fördert kreative Verbindungen, die deinem Publikum in Erinnerung bleiben.
🗂️ Vom Sammeln zum Clustern – so findest du den roten Faden
Angenommen, dein Netz enthält bereits 1 000 Notizen zu Leadership, Kommunikation und Change Management. Mit cleveren Tags wie #Humor, #