Projektmanagement für Freelancer: Warum die meisten Systeme nicht funktionieren
Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Go Crazy – Alles außer Schublade. Heute möchte ich mit dir über kleine und große Projekte sprechen. Genauer gesagt: über Projektmanagement für Freelancer, das wirklich im Alltag funktioniert. Denn das ist ja etwas, wo wir häufig den Überblick verlieren, weil unsere Projekte oftmals zu klein sind, einen großen Projektplan zu verdienen.
Lass mich dir zunächst den Kontext geben: Es geht um einen Teil meines persönlichen Wikis. Das persönliche Wiki ist der Zettelkasten von Niklas Luhmann businessfähig gemacht. Luhmann hatte einen Zettelkasten, in dem er alle seine Ideen, seine Forschung, alles was er gelernt und gelehrt hat, auf kleinen Zetteln notiert und untereinander vernetzt hat. Er musste keine Silos bauen, um Informationen aufzunehmen, sondern konnte wirklich übergreifend und themenübergreifend damit arbeiten. Genau das fand ich so toll, dass ich das für mich nachgebaut habe. Aber businessfähig, weil einfach unsere Anforderungen heute als Entrepreneure, Fachführungskräfte, Solo- und Selbstständige andere sind.
Das Problem mit klassischem Projektmanagement für Freelancer
Wenn ich ein Change-Projekt bei einem Kunden habe, dann dauert das auch locker mal ein Jahr. Ich begleite ihn, gehe immer mal wieder zu Workshops hin, führe Interviews, Reviews und Coachings durch. Dafür gibt es große Projektpläne, meist bei den Kunden selbst schon. Mein Teil ist nur ein kleiner Teil eines Projekts. Solche Pläne werden dann zum Beispiel mit Microsoft Projects gemacht. Du hast das vielleicht schon mal gesehen: so eine lange Timeline, ein Gantt-Chart, in dem jeder einzelne Schritt geplant ist. Da finde ich mich wieder. Da muss ich mir keine Sorgen machen, dass irgendwas hinten rüberfällt. Und meist bin ich auch nicht diejenige, die das Projekt managt, sondern nur das Teilprojekt, in dem ich da gerade arbeite. Da kann ich mich ganz an die Struktur bei meinem Kunden halten.
Wenn es aber um meine eigenen Projekte geht, dann bin ich da schnell mal ganz schön lost. Denn so einen großen Plan, wie in Microsoft Project, möchte ich mir gar nicht für jedes meiner eigenen Projekte aufsetzen. Das ist alles nicht ganz unkompliziert und vor allen Dingen lässt es sich gar nicht so einfach planen, wie ich das denn gerne möchte. Und das ist eigentlich das Schlimmste daran: das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Warum traditionelles Projektmanagement für Freelancer zu aufgebläht ist
Stell dir mal vor, du möchtest deine Website relaunchen, die braucht mal unbedingt wieder ein Upgrade. Dann gehst du doch natürlich nicht her und machst einen großen Plan, wann da was zu passieren hat, weil es auch oft gar nicht so lang dauern darf. Du wärst mit der Planung, mit dem Aufsetzen eines Projektplans und dem Nachhalten aller Tasks, die da drin anfallen, mehr beschäftigt als mit dem Relaunch der Webseite selbst.
Du müsstest hergehen und wirklich jeden einzelnen Schritt planen, obwohl nur du selbst an diesem Projekt arbeitest. Und genau das lässt dich in so eine Planungsschleife kommen. Du hast das vielleicht selbst schon mal erlebt, wenn du jemand bist, der sagt: Ich muss das erst einmal durchdenken, ich brauche da einen kleinen Plan. Dann bist du vielleicht anfälliger als andere Menschen dafür und hast es dann selbst schon mal erlebt, dass du dich verplant hast und gar nicht richtig anfangen konntest mit dem Arbeiten.
Und kaum hast du angefangen, hast du irgendwelche Punkte gefunden, die nicht mehr so funktioniert haben, wie du es mal ursprünglich geplant hast und schon musste der Plan wieder ab
Projektmanagement für Freelancer: Warum die meisten Systeme nicht funktionieren
Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Go Crazy – Alles außer Schublade. Heute möchte ich mit dir über kleine und große Projekte sprechen. Genauer gesagt: über Projektmanagement für Freelancer, das wirklich im Alltag funktioniert. Denn das ist ja etwas, wo wir häufig den Überblick verlieren, weil unsere Projekte oftmals zu klein sind, einen großen Projektplan zu verdienen.
Lass mich dir zunächst den Kontext geben: Es geht um einen Teil meines persönlichen Wikis. Das persönliche Wiki ist der Zettelkasten von Niklas Luhmann businessfähig gemacht. Luhmann hatte einen Zettelkasten, in dem er alle seine Ideen, seine Forschung, alles was er gelernt und gelehrt hat, auf kleinen Zetteln notiert und untereinander vernetzt hat. Er musste keine Silos bauen, um Informationen aufzunehmen, sondern konnte wirklich übergreifend und themenübergreifend damit arbeiten. Genau das fand ich so toll, dass ich das für mich nachgebaut habe. Aber businessfähig, weil einfach unsere Anforderungen heute als Entrepreneure, Fachführungskräfte, Solo- und Selbstständige andere sind.
Das Problem mit klassischem Projektmanagement für Freelancer
Wenn ich ein Change-Projekt bei einem Kunden habe, dann dauert das auch locker mal ein Jahr. Ich begleite ihn, gehe immer mal wieder zu Workshops hin, führe Interviews, Reviews und Coachings durch. Dafür gibt es große Projektpläne, meist bei den Kunden selbst schon. Mein Teil ist nur ein kleiner Teil eines Projekts. Solche Pläne werden dann zum Beispiel mit Microsoft Projects gemacht. Du hast das vielleicht schon mal gesehen: so eine lange Timeline, ein Gantt-Chart, in dem jeder einzelne Schritt geplant ist. Da finde ich mich wieder. Da muss ich mir keine Sorgen machen, dass irgendwas hinten rüberfällt. Und meist bin ich auch nicht diejenige, die das Projekt managt, sondern nur das Teilprojekt, in dem ich da gerade arbeite. Da kann ich mich ganz an die Struktur bei meinem Kunden halten.
Wenn es aber um meine eigenen Projekte geht, dann bin ich da schnell mal ganz schön lost. Denn so einen großen Plan, wie in Microsoft Project, möchte ich mir gar nicht für jedes meiner eigenen Projekte aufsetzen. Das ist alles nicht ganz unkompliziert und vor allen Dingen lässt es sich gar nicht so einfach planen, wie ich das denn gerne möchte. Und das ist eigentlich das Schlimmste daran: das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Warum traditionelles Projektmanagement für Freelancer zu aufgebläht ist
Stell dir mal vor, du möchtest deine Website relaunchen, die braucht mal unbedingt wieder ein Upgrade. Dann gehst du doch natürlich nicht her und machst einen großen Plan, wann da was zu passieren hat, weil es auch oft gar nicht so lang dauern darf. Du wärst mit der Planung, mit dem Aufsetzen eines Projektplans und dem Nachhalten aller Tasks, die da drin anfallen, mehr beschäftigt als mit dem Relaunch der Webseite selbst.
Du müsstest hergehen und wirklich jeden einzelnen Schritt planen, obwohl nur du selbst an diesem Projekt arbeitest. Und genau das lässt dich in so eine Planungsschleife kommen. Du hast das vielleicht selbst schon mal erlebt, wenn du jemand bist, der sagt: Ich muss das erst einmal durchdenken, ich brauche da einen kleinen Plan. Dann bist du vielleicht anfälliger als andere Menschen dafür und hast es dann selbst schon mal erlebt, dass du dich verplant hast und gar nicht richtig anfangen konntest mit dem Arbeiten.
Und kaum hast du angefangen, hast du irgendwelche Punkte gefunden, die nicht mehr so funktioniert haben, wie du es mal ursprünglich geplant hast und schon musste der Plan wieder ab
🎙️ In dieser Episode tauchen wir tief in das Thema Kundenstory ein – genauer gesagt in die Frage, wie echte Erlebnisse von Käuferinnen und Käufern, Bewerbenden oder sogar Mitarbeitenden zu magnetischen Geschichten werden, die dein Marketing befeuern, deine Change-Kommunikation beleben und dein Employer-Branding nach vorne katapultieren. Ausgangspunkt ist ein LinkedIn-Post, in dem ein MediaMarkt-Kunde den Verkäufer Finn für seine Beratung feiert; dieser kleine Moment löst eine riesige Welle an Sichtbarkeit aus und zeigt, was möglich ist, wenn Unternehmen authentische Stimmen sprechen lassen _008 Change Storys Kund….
🚀 Doch was ist eine Kundenstory eigentlich? Im Kern handelt es sich um eine narrative Mini-Fallstudie, die aus der Sicht eines echten Menschen erzählt wird. Anders als eine klassische Case Study oder ein nüchternes Testimonial verknüpft sie Emotionen mit konkreten Ergebnissen. Eine gute Kundenstory bringt Fakten, Gefühle, Nutzen und Transformation in eine packende Abfolge von Ursache und Wirkung. Sie liefert Social Proof, stärkt die Conversion Rate, fördert Vertrauen und kann je nach Kanal – Podcast, Blog, LinkedIn, Newsletter oder Video – verschiedene Buyer-Personas abholen.
🤝 Besonders wertvoll wird eine Kundenstory, wenn sie in Veränderungsprozessen zum Einsatz kommt. Selbst wer „nur“ eine Recruiting-Software einführt, verkauft eigentlich stets ein Versprechen: mehr Effizienz, Transparenz und Attraktivität für potenzielle Talente. Genau darum funktionieren Customer Stories auch intern – weil Mitarbeitende zunächst „kaufen“ müssen, dass sich die Neuerung für sie lohnt _008 Change Storys Kund…. Eine Story aus Bewerbersicht kann untermauern, warum das neue Tool den Arbeitsalltag erleichtert, während sie gleichzeitig externen Kandidat:innen signalisiert: Hier wird auf moderne Prozesse gesetzt.
🎯 In jeder starken Kundenstory gibt es einen Helden – und das ist fast nie die Organisation selbst. In unserem MediaMarkt-Beispiel glänzt Finn, nicht die Marke. Der Fokus auf das reale Gegenüber macht die Erzählung nahbar, glaubwürdig und inspirierend. Dadurch erkennen Hörerinnen und Leser, dass sie selbst ähnliche Erfolge erleben könnten, wenn sie mit deinem Unternehmen zusammenarbeiten _008 Change Storys Kund….
💡 Welche Vorteile bringt eine Kundenstory noch? Erstens Authentizität: Weil der Impuls von außen kommt, wirkt die Botschaft deutlich weniger werblich. Zweitens Zweckorientierung: Kundengeschichten knüpfen an den eigentlichen Daseinszweck eines Unternehmens an – sie erinnern Teams daran, wofür man sich täglich einsetzt. Drittens Motivation: In turbulentem Change-Alltag liefert eine gelungene Story Energie und Identifikation _008 Change Storys Kund….
🔍 Natürlich gibt es auch Herausforderungen. Gute Kundenstories wollen gefunden und sorgfältig recherchiert werden. Das kann Zeit kosten, denn neben offensichtlichen Plattformen wie Google-Bewertungen liegen die wahren Diamanten oft auf Kununu, Trustpilot, ProvenExpert oder tief in den Kommentaren eines Facebook-Posts verborgen _008 Change Storys Kund…. Außerdem besteht die Gefahr, dass Unternehmen versehentlich sich selbst zum Helden küren und damit den emotionalen Kern verwässern.
🛠️ Um solche Stolpersteine zu vermeiden, solltest du einen klaren Prozess etablieren: Monitoring der relevanten Kanäle, systematisc