Projektmanagement für Freelancer: Warum die meisten Systeme nicht funktionieren
Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Go Crazy – Alles außer Schublade. Heute möchte ich mit dir über kleine und große Projekte sprechen. Genauer gesagt: über Projektmanagement für Freelancer, das wirklich im Alltag funktioniert. Denn das ist ja etwas, wo wir häufig den Überblick verlieren, weil unsere Projekte oftmals zu klein sind, einen großen Projektplan zu verdienen.
Lass mich dir zunächst den Kontext geben: Es geht um einen Teil meines persönlichen Wikis. Das persönliche Wiki ist der Zettelkasten von Niklas Luhmann businessfähig gemacht. Luhmann hatte einen Zettelkasten, in dem er alle seine Ideen, seine Forschung, alles was er gelernt und gelehrt hat, auf kleinen Zetteln notiert und untereinander vernetzt hat. Er musste keine Silos bauen, um Informationen aufzunehmen, sondern konnte wirklich übergreifend und themenübergreifend damit arbeiten. Genau das fand ich so toll, dass ich das für mich nachgebaut habe. Aber businessfähig, weil einfach unsere Anforderungen heute als Entrepreneure, Fachführungskräfte, Solo- und Selbstständige andere sind.
Das Problem mit klassischem Projektmanagement für Freelancer
Wenn ich ein Change-Projekt bei einem Kunden habe, dann dauert das auch locker mal ein Jahr. Ich begleite ihn, gehe immer mal wieder zu Workshops hin, führe Interviews, Reviews und Coachings durch. Dafür gibt es große Projektpläne, meist bei den Kunden selbst schon. Mein Teil ist nur ein kleiner Teil eines Projekts. Solche Pläne werden dann zum Beispiel mit Microsoft Projects gemacht. Du hast das vielleicht schon mal gesehen: so eine lange Timeline, ein Gantt-Chart, in dem jeder einzelne Schritt geplant ist. Da finde ich mich wieder. Da muss ich mir keine Sorgen machen, dass irgendwas hinten rüberfällt. Und meist bin ich auch nicht diejenige, die das Projekt managt, sondern nur das Teilprojekt, in dem ich da gerade arbeite. Da kann ich mich ganz an die Struktur bei meinem Kunden halten.
Wenn es aber um meine eigenen Projekte geht, dann bin ich da schnell mal ganz schön lost. Denn so einen großen Plan, wie in Microsoft Project, möchte ich mir gar nicht für jedes meiner eigenen Projekte aufsetzen. Das ist alles nicht ganz unkompliziert und vor allen Dingen lässt es sich gar nicht so einfach planen, wie ich das denn gerne möchte. Und das ist eigentlich das Schlimmste daran: das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Warum traditionelles Projektmanagement für Freelancer zu aufgebläht ist
Stell dir mal vor, du möchtest deine Website relaunchen, die braucht mal unbedingt wieder ein Upgrade. Dann gehst du doch natürlich nicht her und machst einen großen Plan, wann da was zu passieren hat, weil es auch oft gar nicht so lang dauern darf. Du wärst mit der Planung, mit dem Aufsetzen eines Projektplans und dem Nachhalten aller Tasks, die da drin anfallen, mehr beschäftigt als mit dem Relaunch der Webseite selbst.
Du müsstest hergehen und wirklich jeden einzelnen Schritt planen, obwohl nur du selbst an diesem Projekt arbeitest. Und genau das lässt dich in so eine Planungsschleife kommen. Du hast das vielleicht selbst schon mal erlebt, wenn du jemand bist, der sagt: Ich muss das erst einmal durchdenken, ich brauche da einen kleinen Plan. Dann bist du vielleicht anfälliger als andere Menschen dafür und hast es dann selbst schon mal erlebt, dass du dich verplant hast und gar nicht richtig anfangen konntest mit dem Arbeiten.
Und kaum hast du angefangen, hast du irgendwelche Punkte gefunden, die nicht mehr so funktioniert haben, wie du es mal ursprünglich geplant hast und schon musste der Plan wieder ab
Projektmanagement für Freelancer: Warum die meisten Systeme nicht funktionieren
Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Go Crazy – Alles außer Schublade. Heute möchte ich mit dir über kleine und große Projekte sprechen. Genauer gesagt: über Projektmanagement für Freelancer, das wirklich im Alltag funktioniert. Denn das ist ja etwas, wo wir häufig den Überblick verlieren, weil unsere Projekte oftmals zu klein sind, einen großen Projektplan zu verdienen.
Lass mich dir zunächst den Kontext geben: Es geht um einen Teil meines persönlichen Wikis. Das persönliche Wiki ist der Zettelkasten von Niklas Luhmann businessfähig gemacht. Luhmann hatte einen Zettelkasten, in dem er alle seine Ideen, seine Forschung, alles was er gelernt und gelehrt hat, auf kleinen Zetteln notiert und untereinander vernetzt hat. Er musste keine Silos bauen, um Informationen aufzunehmen, sondern konnte wirklich übergreifend und themenübergreifend damit arbeiten. Genau das fand ich so toll, dass ich das für mich nachgebaut habe. Aber businessfähig, weil einfach unsere Anforderungen heute als Entrepreneure, Fachführungskräfte, Solo- und Selbstständige andere sind.
Das Problem mit klassischem Projektmanagement für Freelancer
Wenn ich ein Change-Projekt bei einem Kunden habe, dann dauert das auch locker mal ein Jahr. Ich begleite ihn, gehe immer mal wieder zu Workshops hin, führe Interviews, Reviews und Coachings durch. Dafür gibt es große Projektpläne, meist bei den Kunden selbst schon. Mein Teil ist nur ein kleiner Teil eines Projekts. Solche Pläne werden dann zum Beispiel mit Microsoft Projects gemacht. Du hast das vielleicht schon mal gesehen: so eine lange Timeline, ein Gantt-Chart, in dem jeder einzelne Schritt geplant ist. Da finde ich mich wieder. Da muss ich mir keine Sorgen machen, dass irgendwas hinten rüberfällt. Und meist bin ich auch nicht diejenige, die das Projekt managt, sondern nur das Teilprojekt, in dem ich da gerade arbeite. Da kann ich mich ganz an die Struktur bei meinem Kunden halten.
Wenn es aber um meine eigenen Projekte geht, dann bin ich da schnell mal ganz schön lost. Denn so einen großen Plan, wie in Microsoft Project, möchte ich mir gar nicht für jedes meiner eigenen Projekte aufsetzen. Das ist alles nicht ganz unkompliziert und vor allen Dingen lässt es sich gar nicht so einfach planen, wie ich das denn gerne möchte. Und das ist eigentlich das Schlimmste daran: das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Warum traditionelles Projektmanagement für Freelancer zu aufgebläht ist
Stell dir mal vor, du möchtest deine Website relaunchen, die braucht mal unbedingt wieder ein Upgrade. Dann gehst du doch natürlich nicht her und machst einen großen Plan, wann da was zu passieren hat, weil es auch oft gar nicht so lang dauern darf. Du wärst mit der Planung, mit dem Aufsetzen eines Projektplans und dem Nachhalten aller Tasks, die da drin anfallen, mehr beschäftigt als mit dem Relaunch der Webseite selbst.
Du müsstest hergehen und wirklich jeden einzelnen Schritt planen, obwohl nur du selbst an diesem Projekt arbeitest. Und genau das lässt dich in so eine Planungsschleife kommen. Du hast das vielleicht selbst schon mal erlebt, wenn du jemand bist, der sagt: Ich muss das erst einmal durchdenken, ich brauche da einen kleinen Plan. Dann bist du vielleicht anfälliger als andere Menschen dafür und hast es dann selbst schon mal erlebt, dass du dich verplant hast und gar nicht richtig anfangen konntest mit dem Arbeiten.
Und kaum hast du angefangen, hast du irgendwelche Punkte gefunden, die nicht mehr so funktioniert haben, wie du es mal ursprünglich geplant hast und schon musste der Plan wieder ab
🎙 Stundensätze machen dich klein – Warum du als Freelancer mehr verdienen und sichtbarer wirken kannst
In dieser Podcastfolge geht’s um ein Thema, das viele Selbstständige und Freelancer beschäftigt, aber nur selten ehrlich angesprochen wird: der Stundensatz. Und vor allem die Frage: Macht uns dieses Modell eigentlich klein – statt groß? 🤯
Ich behaupte: Ja.
Warum?
Weil der Stundensatz dich auf etwas reduziert, das du längst nicht mehr bist: eine ausführende Ressource. Dabei bist du viel mehr. Du bringst Erfahrung, strategisches Denken, Wissen aus früheren Projekten, eigene Methoden – und oft genug bist du der Grund, warum ein Projekt überhaupt funktioniert.
Aber trotzdem rechnen viele von uns – oft ganz automatisch – nach Stunden oder Tagen ab. Also: Zeit gegen Geld. Klingt fair, ist aber ein ziemlich mieser Deal. Und zwar vor allem für dich.
In dieser Folge zeige ich dir:
👉 warum der Stundensatz deine Leistung unsichtbar macht
👉 warum Kunden dadurch nicht erkennen, wie wertvoll du wirklich bist
👉 warum du dadurch immer vergleichbar und damit austauschbar bleibst
👉 und wie du stattdessen wertbasiert abrechnen kannst – und solltest.
🔍 Was ist eigentlich das Problem mit dem Stundensatz?
Der klassische Stundensatz klingt erst mal logisch: Du arbeitest eine Stunde, du bekommst X Euro. Das scheint transparent, fair und kontrollierbar. Gerade viele Auftraggeber glauben, dass sie damit sicherstellen, wofür sie zahlen.
Aber aus Sicht von Selbstständigen ist der Stundensatz oft eine Falle. Denn:
💡 Du wirst für Zeit bezahlt – nicht für Wirkung.
💡 Du musst deine Leistung rechtfertigen – statt sie sichtbar zu machen.
💡 Du wirst messbar – aber eben nur an der Uhr, nicht an deinem Impact.
Wenn du zum Beispiel als Consultant, Beraterin oder Coach mitdenkst, mitlenkst, mitlenkst (!) und durch deine Erfahrung 20 Stunden Umweg ersparst – wie soll man das bitte auf die Uhr schreiben? ⏳
🎯 Das eigentliche Ziel deiner Kunden: Ergebnisse. Nicht Minuten.
Was deine Kund:innen wirklich wollen, ist nicht, dass du lange arbeitest – sondern, dass du wertvoll arbeitest. Und schnell. Und klar. Und effizient.
Und genau das funktioniert oft völlig gegen den Stundensatz.
Denn stell dir vor: Du erkennst ein Problem in einem Unternehmen innerhalb von 30 Minuten und löst es mit einem cleveren Hebel. Wenn du nach Stunden abrechnest, bekommst du also 100 Euro.
Eine andere Person, die dafür 10 Stunden braucht, verdient 1000 Euro.
Wer wird höher eingeschätzt? 😬
Spoiler: Nicht du.
Hier beginnt die systemische Entwertung. Du wirst schlechter bezahlt, obwohl du besser bist. Du machst dich selbst klein, obwohl du mitdenkst, lenkst, rettest und führst. Und das macht auf Dauer etwas mit deinem Selbstbild – und deiner Positionierung als Freelancer.
🚫 Deine Entwicklung bleibt unsichtbar – oder wird sogar entwertet
Ein weiterer Punkt: Wenn du nach Stundensätzen abrechnest, dann zahlt dein Kunde nie für das, was du aufgebaut hast. Sondern nur für das, was du gerade abbuchst.
Das ist, als würdest du im Fitnessstudio deinen Muskel aufbauen, aber immer mit denselben Minigewichten trainieren, weil dir niemand glau