你會不會常常覺得職場上的溝通，是件吃力不討好的事情，好不容易 booking 了大家的時間，敲了一個會議，結果把大家找來，好像也討論不出個所以然、沒有個結論嗎？
無論你身份是主管、專案負責人，還是剛好被老闆交代要召集同事討論某件事情，你都需要知道，想打造一個能鼓勵現場的人發表看法的場合，你一定要記住三件事情：
禁忌 1： 不要突然要大家發言
禁忌 2：不要讓現場成為某些人的一言堂
禁忌 3：不要點名，強迫某個人單獨發言
不要突然叫人發言，免得剩「講話大聲」的人擅自做結論
原因是，你可能會覺得，老早就說好這時間要開會了，大家應該是有備而來吧？
雖然這照理說要是正常狀況，但還是勸大家不要把事情想得這麼理想，因為每個人都有自己自認最重要的事情，對於忘了做準備、忘了開會時間，永遠都會有理由。
所以不如乾脆直接把這情況納入考量，在請大家發表看法之前，先友善地說，那待會我們會針對什麼事情做討論，先給大家5-10分鐘回想一下要講的事情免得你突然要大家講話，大家很可能只會大眼瞪小眼，沒有人能夠馬上給你回應。
那這有一種發展也很危險，就是因為多數人第一時間都不表態，導致最後出現本來就比較直接、會踴躍發言的人在講話，但這種時候，其他人的沈默並不代表認同，很可能是還沒準備好。
如果你沒有拿捏到這氣氛的差別，就覺得反正有人講出意見了，感覺也沒人反對，所以就直接進到下一個討論階段的話，那整個會議跟討論某種程度，就是在浪費時間， 而且你等於是佈置了一個舞台，鼓勵這群說話大聲的人霸佔說話權、擅自做出結論。


比起要求某人單獨發言，分組討論更能促進暢快溝通。


這個提醒，其實我自己是非常感同身受，因為我常常是會議的與會者，不是發起者，在沒進入狀況或是真的一時之間沒什麼想法的時候，是會蠻害怕被點名的。



所以，除了像第一點提到的，給一小段緩衝時間思考，如果時間還算充裕，那更進階一點，而且更照顧到現場大家狀態的方式，有可能是先進到分組討論階段。



畢竟，你還是要考慮到，很多人是可以私下聊、也很能參與人數少的討論，但如果是要在大家面前報告，就會突然不知所措、不知道怎麼說話，



所以換個方式，例如你想讓大家討論，如何減少各部門忘記報帳、請款頻率的這個問題好了，你與其點名每個人，各自提供一個解方，不如分組，兩到三個人一組，更多也可以，但最多建議不要超過五個人，一組共同討論出一到兩個他們都覺得不錯的解決方式，最後再彙整大家的建議，



有時候，你就會發現，先經過第一層的討論，你會很明顯感受到，有些方向是接近的，或是不同組之間提出來的內容相似度蠻高，很有可能就是因為這是大多數人都認同，覺得是該執行的策略，其實也就沒有叫人個別發言的必要。



透過這樣的方式，很快就會知道事情處理的優先順序，就算大家意見不一致，沒有辦法馬上做出決定，那你至少也有了「選項」，等於有了籌碼可以透過重複提問、不斷聚焦，進到更下一層的討論。



最後，幫大家統整一下：



當你想要集結眾人智慧，完成一次有效溝通，其實你只要巧妙把 個別發言 延伸到組別討論 最後促成大家達成集體共識。



這麼一來，討論的主題、與會的人員其實都沒有改變，單純是改變了進行的方式，還有溝通的流程，就可以導向不同的結果。



今天的節目就到這邊，如果你喜歡今天的內容，記得按下追蹤關注我，之後還有更多有趣的觀察和新知要跟大家分享。也歡迎你留下寶貴的評價，或粉專搜尋🔍誰來句點愛麗絲，許願想聽的內容，隨時 On Air！


Powered by Firstory Hosting