عملية التخطيط من أهم الخطوت اللازمة لانجاح المؤتمرات. وبدون التخطيط السليم قد تتعرض عملية تنفيذ وتنظيم المؤتمر لعدة عقبات قد تؤدي إلى التأثير على نجاح المؤتمر.
وجزء من التخطيط هو استقراء وتحليل الاحتياجات والتي ستساعد في اتخاذ القرارات السليمة لعقد المؤتمر.